Treat Risk As A Trapped Cockroach!

 Alan Shapiro photographyImage: https://www.flickr.com/photos/alanshapiro/8453617848/

(c) Alan Shapiro photography

 

Treat Risk As A Trapped Cockroach!

Risk management engulfs a lot of different risks and liabilities to consider and assess. It goes from the micro-economic situation of the company, its positioning, activities and processes, through the market in which she operates and her competitors, all the way towards the macro-economics and global geo-political situation.

To manage and report this complex and interrelated web, following compliance rules is good start because compliance reporting will be technically sound and, by definition, in compliance with the appropriate rules (think IFRS, Basel I II III, etc).

But does compliance reporting suffice?

Let’s take an analogy from the Doctor House series. In the E.R. waiting room, a man suddenly starts screaming in agony and running around in circles. Doctor House’s team suggest many different tests to cover all possible causes, to which Doctor House happily agrees in that episode, just for the sake to avoid having to perform hospital hours. But right before his team runs out, he tells them to also remove the cockroach trapped in the ear of that patient.

Being a risk manager, you do not have to be as witty as the fictitious character of Doctor House. However, building up towards your upcoming reporting cycle, use compliance reporting as a solid support to additionally consider to:

  • Question the obvious
  • Take extra time trying to further understand your own complex web
  • Avoid jumping to conclusions and pre-formatted reports, thinking all answers have thus been given
  • Simulate! Add more What-If scenario’s
  • Decide if solely the existing compliance reporting does indeed cover it all

As very often for many positions within a company, it boils down to aim to fully understand your own business, your company and its position on the market. Not in a “one-shot picture” way, but in an “ongoing movie-way”, over time, with simulations and possible scenarios.

Compliance is surely required and greatly helps, but haven’t you overlooked any small insect still trapped somewhere…?

 

Martin van Wunnik – http://be.linkedin.com/in/mvanwunnik- Independent Project Manager

March 1st, 2015

 

 

Open source-software voor finance? Geen probleem!

ecoworks

Door de sterke groei van Ecoworks werden drie jaar na de opstart de opties voor een verdere automatisering geevalueerd. De optie van het licentiemodel bleek al snel onbetaalbaar voor dat ecologische bouwbedrijf. Uiteindelijk koos Ecoworks voor een open source-oplossing.

Ecoworks werd in 2007 opgericht door vier jonge jeugdvrienden. Hun missie: meer natuur in onze hedendaagse leefwereld brengen door ecologische en duurzame oplossingen aan te bieden voor zwemvijvers, groendaken, groengevels en rietvelden. In 2013 werd met een vijftiental medewerkers een omzet van 1,5 miljoen euro gehaald, Wat rneer dan een verdubbeling is ten opzichte van 2010. Voor 2014 mikt Ecoworks op 2,5 miljoen euro, evenredig verdeeld over particulieren en bedrijven, met aanvullend een klein percentage voor de overheid.

Onbetaalbaar licentiemodel

De financiële taken van Ecoworks worden ingevuld door Sander De Kegel. Nadat hij aan de Vrije Universiteit Brussel was afgestudeerd als handelsingenieur, ging hij als consultant aan de slag bij één van de Big Four. Dat standaardtraject verliet hij redelijk snel om eind 2006 Ecoworks mee op te richten. Daar neemt hij sindsdien de backoffice en financiële taken op zich.

Sander De Kegel gebruikt graag IT-tools om zijn leven makkelijker te maken. Hij was dan ook de aangewezen persoon om op zoek te gaan naar automatiseringsoplossingen om de snelle groei van het bedrijf op te vangen. Al snel bleek een licentiemodel onbetaalbaar, dus zocht hij verder naar andere opties. Hij kwam uit op twee mogelijke kandidaten binnen de open source-omgeving. Uiteindelijk kwam de Belgisch-Indische open-source oplossing van Odoo (vroeger OpenERP) uit de bus. Odoo van de Belg Fabien Pinckaers haalde het vooral door zijn sterke community. “De omvang en activiteiten van de community bepalen de maturiteit en het potentieel van de research & development van elke opensource-oplossing. Ze vormen voor mij de beste graadmeter voor de toekomstige ontwikkelingen”, verduidelijkt Sander De Kegel. “Die open source zal de toekomstige groei niet dwarsbomen, integendeel. ”

Klare taal

Een lastenboek werd verstuurd naar verschillende Odoo-partners. Als winnaar kwam het pas opgerichte Noviat uit de bus. “We zaten op dat moment in een gelijkaardige fase als Ecoworks”, verklaart Luc De Meyer, zaakvoerder en oprichter van Noviat. Beide organisaties stonden immers aan het begin van een sterke uitbreiding van hun activiteiten, weliswaar in hun respectieve omgevingen.

De open communicatie en klare taal langs weerskanten tijdens de selectieprocedure deden hen beslissen om samen het avontuur aan te vatten. Sander De Kegel apprecieerde vooral de openheid. Het was geen proces zoals bij de verkoop van een tweedehandsauto, waarbij de verkoper meestal meer weet dan de koper. Met Noviat kwam alle informatie direct op tafel. “Hun drive en manier om informatie openlijk te communiceren waren de fundamenten van ons vertrouwen in hun diensten.”

Financiéle rapportering

Door zijn activiteiten volgt Ecoworks de basisprincipes van elke bouwfirma, met het opstellen en opvolgen van offertes, vorderingsstaten en dergelijke. Om het GIGO-fenomeen (garbage in, garbage out) te verrnijden is de ingave binnen de boekhouding altijd zeer volledig, met alle benodigde analytische gegevens tot op projectniveau.

Alle financiele rapportering, inclusief de balans en resultaatrekeningen, gebeurt via export vanuit Odoo naar pre-geformatteerde rapporten binnen Excel. De opzet hiervan is zeer flexibel, zowel bij de finale output met alle Excel-functionaliteiten als bij de export van de gegevens. “De gebruiker kan bijvoorbeeld te allen tijde zijn eigen filters en queries binnen Odoo bewaren”, verduidelijkt Luc De Meyer. “Daarbij hebben we afzonderlijk de module ontwikkeld om de jaarrekening onder het volledige schema direct in pdf aan te maken om zo rechtstreeks aan de Nationale Bank van België te bezorgen.”

Modules

In de logica van het open source-model heeft Noviat ook andere modules ontwikkeld, waaronder een basismodule om de geëxporteerde gegevens in kleuren en formules binnen Excel op te laden. Dat werd gepubliceerd en beschikbaar gesteld op de website van Odoo en wordt nu wereldwijd gebruikt door tal van partners en klanten.

Andere modules werden ook ontwikkeld, zoals een meetstaat en een afschrijvingsrnodule volgens de Belgische wetgeving, maar die werden niet allemaal gepubliceerd. De afweging is in hoeverre de functionaliteiten van dergelijke nieuwe modules voldoende generiek zijn om andere partners en klanten aan te spreken.

“We zien zeker nog mogelijkheden in de nabije toekomst om onze eigen ontwikkelingen te verdelen om te vermenigvuldigen”, aldus Luc De Meyer. Naast het bouwen van een betere wereld en een versterkt professioneel imago mikt Noviat hiermee uiteraard ook op extra consultancy-uren.

En verder?

Ecoworks is de laatste jaren gestaag gegroeid, zowel qua omzet als met de onderliggende backoffice-systemen. Er zijn verschillende aandachtspunten voor de toekomst, waaronder een verdere automatisering Van het volledige offertetraject en extra functionaliteiten binnen de HR-administratie, zoals het beheren van de planning en verlofaanvragen. Momenteel loopt er een traject van offerteopvolging bij een andere Odoo-klant. Sander De Kegel kijkt hier nog even de kat uit de boom.

Met software kan alles en dat is niet anders bij Odoo. Naast de Belgische afschrijvingsmodule van Noviat heeft de community specifieke functionaliteiten ontwikkeld inzake point of sales (POS) met een koppeling naar de betalingsautomaten en een uitgewerkt track-and-trace systeem voor wagens en vrachtwagens. Beide zijn interessant voor Ecoworks. Maar Sander De Kegel wil eerst een kleine kosten— batenanalyse doen, niet zozeer geldelijk maar vooral procedureel. Ter illustratie haalt hij het opvolgen van de activa aan. “Het huidige volume kunnen we heel eenvoudig aan met een rekenblad. Als dat niet meer het geval zou zijn, dan pas zullen we overstappen naar de specifieke afschrijvingsmodule”, aldus Sander De Kegel.

Een upgrade naar versie 8, met tal van extra functionaliteiten, komt er in elk geval op korte termijn, maar pas na het signaal van Noviat dat die nieuwe versie voldoende stabiel is. Blijkbaar is dat een onhebbelijkheid eigen aan alle softwareontwikkelingen, zowel opensource- als licentiemodellen. “Het mooiste in heel dit avontuur is dat Odoo telkens met onze eigen activiteiten is meegegroeid”, concludeert een tevreden Sander De Kegel.

Martin van WunnikFD Magazine n°89, 2014

pdf-versie: http://www.slideshare.net/MvanWunnik/odoo-open-source-finance-ecoworks

Odoo is het geesteskind van de Belg Fabien Pinckaers en begon in 2002 als Tiny ERP. In 2008 kreeg het de nieuwe naam OpenERP. Met de kapitaalverhoging van 10 miljoen dollar die op 15 mei 2014 gerealiseerd werd door het management, twee Franse marktspelers, XAnge Private Equity en Sofinnova, en het Belgische SRIW-fonds, werd het nogmaals herdoopt als Odoo.

Hiermee wou men aantonen dat ERP de lading niet meer volledig dekte. Bijkomende functionaliteiten met andere lT-gerelateerde termen, zoals CRM, HRM en CMS, waren nu immers ook mogelijk, met aanvullend een eigen website builder, point of sales (POS)-applicaties en e-commerce storefront.

De community met 1500 actieve leden en 550 partners verspreid over 100 landen, waaronder het Belgische Noviat, heeft hiermee een mooie toekomst voor zich. Dat geldt zeker ook voor de meer dan 2 miljoen gebruikers wereldwijd, ter aanvulling van de reeds bestaan

Is diesel the new asbestos?

PM in EU[Left] 2000 (pm2) *                                                 [Right] 2014 (pm10) **

294.501 km. That was the mileage on my car, a 2nd hand Audi A4 diesel (2005) bought in 2008.

So, I decided to buy a new one and wanted to select the most eco-friendly car, or should I say, by ‘essence’, the less eco-harmful.

My selection process involved visiting showrooms and talking to vendors, based on my work/residence/family situation, looking at cradle to grave implications, evaluating Compressed Natural Gas (CNG), pure electric, hybrids and conventional fuels.

Having been a diesel driver for years, a diesel Opel Insignia, with 98 g CO2 was to be my choice when a good friend pointed out the negative health implications of diesel’s micro particules. I was aware of it, Brussels’ air quality is very poor for a start, but never stood still at the scale of the problem.

Digging into this topic with some “google science” and “internet truth”, it occurred to me that diesel could very well be our current and our kids’ asbestos case. A lot of construction companies were active with asbestos in the seventies and eighties, unaware of the related health risks. Without pinpointing a single company, not all the companies were brought in front of a jury, I remembered that a trial took place in Italy earlier this year, relating asbestos poisoning to the deaths of nearly 3.000 people worldwide. And that is just for the local branch of one, single company…

Similar asbestos’ dust, companies, the authorities and the general public appear not to be very concerned with diesel’s negative health implications. Or maybe some want to ignore them for plain financial reasons, vested interests?

There is a loss in life expectancy attributable to the exposure to fine particulate matter, mainly less than 2.5 micrometers (PM2,5). In Belgium, the “loss in statistical life expectancy that can be attributed to the identified anthropogenic contributions to PM2.5 (in months), for the emissions of the year 2000” was 14,9 months. In plan language, that’s a big year. And in cities, guess who seems to be responsible 40 to 85% of the PM2,5 emissions? Right, diesel cars.

Carmakers have been offering root filters on their diesel models for some years now. To quote a salesman on that subject: “I am not sure it works well, given how it should be used for optimal filtering”. Do they correctly work for the nano-particules (PM2,5), not only for PM10? And what about at low exhaust heat, i.e. slow driving in urban areas? If anyone can shed a light here, please feel free to do so.

Some cities are taking some first steps to ban diesels in a near or far future, like Paris (“Nous ne voulons plus de diesel à Paris”), Brussels and Antwerpen.

A 2000-graphic from a ten-year old paper by Austrian’s International Institute for Applied Systems Analysis (IIASA) and an overview particules concentration in 2014 do not visually differ very much… (see top). I am not a scientist: one is for PM10, the other for PM2,5 (even worse I understood), but I believe one can and should extract a general negative message.

Now, there are obviously different causes and reasons, leading us to several possible solutions, and not all the woes can be attributed to diesel cars. As often in this integrated world of ours, picking one solution impedes the benefits of at least one of the other parties involved. A related example, from a ‘pure’ CO2 point of view, is the story I was told that downtown taxi-drivers from Brussels who drop somebody at the national airport in Zaventem are not allowed to bring another person back to Brussels, to protect those taxi-drivers registered in Zaventem.

However, from a grass root point of view for my own, little contribution to improve the air quality on our planet, I bought a regular gas powered stock car (Audi A3 1.4L).

Did I do the right thing?

All power sources alternatives have good and bad points, depending on underlying characteristics and assumptions, but the real answer to that question is “No”. From a pure ecological view I should do all my traveling walking or with my bicycle, period. Unfortunately, today, with my current constraints, that is unfeasible… Next up in is sharing public transportation modes. Although their ecological footprint is open for debate, what to include or exclude in the calculation, only consider the marginal costs etc…, I already try to do that as much as possible, but could do better. Shouldn’t we all…? Also those with their company cars..?

P.S. In the future, should you or your friends plan to buy a diesel car, please check the state of its technology at that moment in relation with the micro-particules emmissions in order to make a well-informed choice. Thanks.

P.S.S. If you have any remarks or suggestions, scientifically based preferred, feel free to post your comments.

 

* http://ec.europa.eu/environment/archives/cafe/activities/pdf/cafe_scenario_report_2.pdf

** http://fr.wikipedia.org/wiki/Particules_en_suspension#mediaviewer/File:Carte_PM10_Europe_20140314.JPG

 

References:

https://twitter.com/MvanWunnik/status/541640304248750080

http://ec.europa.eu/environment/archives/cafe/activities/pdf/cafe_scenario_report_2.pdf

http://www.lesoir.be/712320/article/demain-terre/environnement/2014-11-20/l-air-respire-par-citadins-europeens-provoque-400000-morts-par-an

http://www.ibgebim.be:8080/Pollumetre/Graph.action?lang=en

http://www.euronews.com/2014/11/20/italian-court-frees-swiss-asbestos-polluter-accused-of-involvement-in-3000-/

http://www.lejdd.fr/JDD-Paris/Anne-Hidalgo-Nous-ne-voulons-plus-de-diesel-a-Paris-705124

http://www.bbc.com/news/world-europe-30368504

http://www.notre-planete.info/actualites/actu_3399_diesel_cancerigene.php

http://fr.wikipedia.org/wiki/Particules_en_suspension

http://www.respire-asso.org/pollution-diesel-ces-voix-qui-se-font-lavocat-du-diable/

http://www.unece.org/fileadmin/DAM/env/documents/2004/eb/wg1/eb.air.wg1.2004.11.e.pdf

 

 

7 IT Startups That Will Change How Businesses Innovate In 2015

Originally posted on TechCrunch:

Editor’s note: Mike Kail is CIO and SVP of infrastructure at Yahoo. He sits on the board of ElasticBox and is also an investor in ZenPayroll.

New products and services are released every month that dramatically change how we can develop products and manage our IT shops. Innovation is everywhere; it can be hard to keep up, but that is part of the fun.

To help people get a hold of this rapidly changing landscape, I highlighted seven technologies that will help you innovate faster, beat your competition and deliver outstanding customer service. They each address the common challenges of how businesses operate today, and are setting the stage for a new era of IT.

  1. ElasticBox

ElasticBox offers IT-as-a-service. Its platform enables IT and developer teams to collaborate so they can quickly build, manage and deploy applications to any cloud. ElasticBox eases the friction between the two teams. Generally, IT teams want to…

View original 994 more words

Predictive Business Analytics

Plaats uw business analytics team in direct contact met de afdeling die het beste zicht heeft op de meest relevante, invloedrijke en onafhankelijke variabelen, zo adviseert specialist Gary Cokins.

 img

De meest recente Controllersdag van het Belgian Institute of Management Accountants and Controllers (BIMAC) had als onderwerp ‘Forecasting’.

Gary Cokins, een internationaal erkend expert, trad toen op als een van de keynote speakers. Voor een groot publiek bracht hij zijn visie over enterprise en corporate performance-management (EPM/CPM), statistische forecasting, business analytics en de noodzakelijke voorspellende rol van de CFO.

 

Onafhankelijke variabelen

De auteur van het recente boek Predictive Business Analytics wijst op een aantal voordelen, en het meest voor de hand liggende is wel het optimaliseren van de aangeboden productmix en van de organisatie. “Hieraan gekoppeld is het dan vaak de bedoeling om de winst te maximaliseren, rekening houdend met het grote aantal gerelateerde interacties. In onze huidige competitieve markt kan elk bedrijf een voordeel halen uit betere prognoses”, aldus Gary Cokins.

Specifiek voor forecasting wijst Gary Cokins erop dat elk bedrijf eerst de meest relevante en onafhankelijke variabelen moet bepalen. Vaak is dat de vraag van klanten, op basis van volume, prijs en kwaliteit. Bedrijven moeten dus de geschiedenis van hun vraag, aanbod en alle daaraan verbonden kosten en relaties meten en registreren. Met die onafhankelijke variabelen krijgen bedrijven een basis om dat verder te vertalen naar de benodigde productiecapaciteit en mogelijke hendels, de zogenaamde afhankelijke variabelen. “De beste positie van de verantwoordelijke voor het voorspellen ligt volgens mij zo dicht mogelijk bij de klanten en prospecten”, zegt Gary Cokins. Dat betreft meestal de marketing- en salesmedewerkers.

Focus op waarde

Bij big data gaat het dus altijd om een enorme hoeveelheid ruwe brongegevens, die doorgaans worden verzameld op transactieniveau. In dat verband heeft men het meestal over de vier V’s: volume, velocity, variety & value. Gary Cokins: “Globalisering heeft de eerste drie V’s volatiel gemaakt en eenvoudig te kopiëren door concurrenten. Speciale businessmodellen of specifieke organisatiestrategieën zijn tegenwoordig geen waarborg meer voor het verkrijgen of behouden van een concurrentievoordeel.”

“Bedrijven moeten zich bij big data dus richten op de laatste V: het extraheren van meer waarde (value) uit hun enorme stapel van gegevens, en die omzetten in bruikbare en betrouwbare informatie.” Ze moeten eerst alle ‘ruis’ en ‘storingen’ verwijderen. Enkel de overblijvende kern is dan verder bruikbaar in forecastingprocessen en -modellen. “We moeten de toenemende kloof tussen big data en big value overbruggen”, concludeert Gary Cokins.

Nauwkeurige voorspellingen

De nauwkeurigheid van om het even welke prognose daalt onmiddellijk na de projectie ervan, omdat de werkelijke resultaten snel zullen afwijken van de berekende schattingen. Daarom is het beter om vaker een prognose te projecteren, met kortere tussenpozen (bijvoorbeeld van elk kwartaal naar maandelijks of zelfs wekelijks). De forecastinginformatie die daaruit voortvloeit, zal een pak betrouwbaarder zijn. Frequent verfriste prognoses zorgen immers voor een snellere opname van de nieuwste realisaties binnen de eerstvolgende prognose-iteratie. Om dat te kunnen realiseren moeten bedrijven wel een robuust en geïntegreerd softwaresysteem gebruiken, aldus Gary Cokins.

Gary Cokins stelt dat we hier gewoon aan de slag moeten met klassieke statistische technieken en begrippen, zoals lijnregressie, correlatie, clustering en trendanalyse. Kortom, de transformatie van brongegevens in bruikbare informatie voor analyses van ‘what if’-scenario’s. Voor de nauwkeurigheid van de prognoses geldt: hoe meer brongegevens, hetzij in volume, frequentie of beide, hoe beter de uiteindelijke prognoses.

Forecasting, does it matter?

In principe zijn er momenteel ruwweg drie forecastingmanieren. De eerste en vaakst gebruikte is de enige beste gok of ‘single point’-schatting. Voor een verwachte toekomstige waarde berekenen we welgeteld één verwachte waarde. Die ‘single point’-schattingen worden vervolgens gebruikt en samengevoegd in het forecastingproces.

De tweede manier voegt daar probabiliteiten aan toe, vaak door middel van een worstcase-, basislijn- en bestcase-scenario. Elke ‘single point’-schatting wordt nu herberekend naar een reeks van mogelijke discrete uitkomsten. Sommige bedrijven zullen bovendien de gevoeligheid van de variabelen testen, door ze afzonderlijk of tegelijkertijd te verhogen of te verlagen.

De derde forecastingmanier wordt gebruikt door de meest geavanceerde organisaties: de uitbreiding van dat beperkte aantal scenario’s naar een volledig scala van mogelijkheden. Zij schatten de waarschijnlijkheidsverdeling van elke afzonderlijke variabele en evolueren van de drie ‘single point’-schattingen naar een verdelingscurve van tientallen, honderden of zelfs duizenden resultaten. De variabelen worden opgevat als drivers van de resultaten, waarbij het ​​niveau van elke variabele proactief kan worden beheerd op basis van de voorziene gebeurtenis. De breedte en de granulariteit van de distributiecurve nemen toe naarmate de probabiliteit voor elke variabele wordt gesegmenteerd of het aantal variabelen stijgt.

De toekomst van het voorspellen?

Potentieel een machtig instrument dus, maar forecasting als zodanig genereert geen concurrentievoordeel, zo relativeert Gary Cokins. Ten eerste moeten werknemers vaardigheden en competenties ontwikkelen bij de toepassing van business analytics. Vervolgens zijn geldige procedures en effectieve commerciële softwaretools een conditio sine qua non. Ten slotte moet de onderneming een omgeving definiëren die handelen op forecastingresultaten mogelijk maakt en tolereert. “Forecasting is slechts een onderdeel van business analytics, naast het segmenteren of analyseren van historische gegevens.”

Maar Cokins ziet een mooie toekomst voor prognoses, op twee gerelateerde manieren: “Ten eerste zullen de prognoses steeds nauwkeuriger worden door verdere automatisering, inclusief de verwerking van meer gegevens. Het verkrijgen van realtime-resultaten is nog wat te vroeg op dit moment, maar we komen wel steeds dichter bij het ​​verkrijgen en analyseren van gegevens dag + 1-operaties. Ten tweede – en nog belangrijker – is het toenemende zelflerende en zelfcorrigerende vermogen van de algoritmes en forecastingmethodes van softwaretools. Simulatie en ‘what if’-scenario’s worden stilaan standaard aangeboden als functionaliteiten: wat was de kwaliteit van mijn laatste prognose? En waarom? Wat als …? Zelflerende algoritmes analyseren vroegere prognoses en simuleren hoe andere modellen het gedaan zouden hebben. Als de nauwkeurigheid van een superieur model wordt gevonden, dan stapt de software daar automatisch naar over. Zie het als een systeem voor spraakherkenning”, aldus Gary Cokins. “Na een paar pogingen zal het systeem je accent, uitspraak en verwoording begrijpen, en zich dus automatisch aanpassen voor alle toekomstige gevallen.”

Gary Cokins is een expert op het vlak van performance-management en geavanceerde costmanagementsystemen. Hij begon zijn carrière als financial controller bij het chemiebedrijf FMC. Nadien werkte hij vijftien jaar als consultant voor Deloitte, KPMG en EDS. Van 1997 tot 2012 was hij principal consultant bij SAS. Zijn laatste boek met coauteur Lawrence S. Maisel verscheen in 2014, met als titel Predictive Business Analytics: Forward-Looking Capabilities to Improve Business Performance.

Synergie van financiële consolidatie en managementrapportering bij Euronav

Euronav

 

De financiële consolidatie bij de internationale scheepvaartgroep Euronav creëert mogelijkheden voor een diepgaande analytische opvolging.

 

Euronav, destijds ontsprongen uit het vroegere European Navigation Company Limited, werd in 2004 verzelfstandigd via een separate beursnotering door de toenmalige moedermaatschappij Compagnie Maritime Belge (CMB). Als verticaal geïntegreerde eigenaar beheert en baat Euronav olietankers uit voor het vervoer van ruwe olie, zowel op de spotmarkt (van locatie A naar B) als met langetermijncontracten aan grote oliemaatschappijen (die dan zelf hun routes en vrachten bepalen). Omdat de markt voor het zeevervoer van ruwe olie cyclisch en zeer volatiel is, moet Euronav vlot en proactief de samenstelling van zijn vloot beheren, inclusief de FSO-schepen (floating, storage & offloading).

Zoektocht naar consolidatietool

De geconsolideerde omzet van het twintigtal legale entiteiten en achttal joint ventures, waarvan twee specifiek voor FSO’s, bedroeg vorig jaar 400 miljoen dollar. Ter illustratie van de volatiliteit op de markt: de gehanteerde marktprijzen schommelden over de jaren heen van 200.000 naar 10.000 dollar per dag. De geconsolideerde omzet in 2008 was dan ook bijna 860 miljoen dollar. Om toekomstige periodes van extreme laagconjunctuur makkelijker te overbruggen besloot Euronav zijn balans te versterken door extra investeringen en een bijkomende kapitalisatie.

In 2010 zocht Euronav samen met voormalig zusterbedrijf CMB naar een nieuw consolidatiepakket. De prioriteit lag op de rapporteringsmogelijkheden voor Euronav, terwijl voor CMB de opzet van het consolidatieproces het belangrijkst was. Hierdoor kwamen beide bedrijven uit op een verschillende keuze: Geert De Baere van CMB ging voor Mona van Sigma Conso, terwijl Euronav in zee ging met Outlooksoft (nu SAP Business Planning & Consolidation of BPC). Timothy Melis, financieel manager bij Euronav, verduidelijkt hieronder zijn keuze, de aparte maritieme omgeving waarbinnen Euronav opereert en de aandachtspunten bij het zoeken naar een nieuwe consolidatietool.

Dozenschuiver, urenverkoper of daadwerkelijke partner?

Bij een zoektocht naar nieuwe software komen de leveranciers meestal in verschillende geuren en kleuren. De basistypes kunnen we karakteriseren als de dozenschuiver, de urenverkoper en de daadwerkelijke partner. Daar waar de dozenschuiver vooral interesse heeft in het verkopen van licenties, zonder al te veel inspanningen achteraf, mikken de urenverkopers op het verkopen van zoveel mogelijk consultancy-uren. Om dat te realiseren zullen ze op een tijdrovende wijze alles opzetten en parametriseren.

De daadwerkelijke partner parametriseert ook, maar op een andere, snellere manier. Hij beschikt over een zeer goede productkennis en probeert zich zo snel mogelijk in te leven in de wereld van de klant. Dankzij die kenmerken, in combinatie met kennis aanwezig bij de klant en een vlotte, open communicatie, komt men tot een kortere implementatieperiode en een product dat direct bruikbaar is voor de eindgebruiker.

Technische onderbouw en kennis

Met Frank Lehouck en Bjorn Van Damme van element61 vond Euronav zo’n daadwerkelijke partner. “Ze brachten ons de technische onderbouw van het consolidatiegebeuren, samen met een sterke functionele kennis, wat bij ons op dat moment enigszins ontbrak. Dat hebben we dan gecombineerd met onze businesservaringen en wensen om tot een mooi resultaat te komen, op tijd en binnen het budget”, aldus Timothy Melis. Tijdens de implementatie en sinds de opstart heeft Euronav de eigen consolidatiekennis stevig kunnen opkrikken. “De specifieke consolidatieconcepten en implicaties van journalen en heropening waren ons voordien wat onduidelijk, maar nu niet meer.”

Voor de partner is het trouwens een permanente uitdaging om volledig up-to-date te blijven met zijn technische kennis, omdat de evolutie van de aangeboden productfunctionaliteiten nooit stilstaat. “Bepaalde criteria die we destijds hadden en die uniek waren, worden vandaag hoogstwaarschijnlijk door alle oplossingen aangeboden”, zegt Timothy Melis.

Doel: consolidatie en managementrapportering samen

Een vaak terugkomende doelstelling bij de zoektocht naar een consolidatietool is het combineren van de managementrapportering met de financiële consolidatie. Per definitie spreken we hier nochtans over twee afzonderlijke standpunten.

De managementrapportering gaat tot op gedetailleerde analytische boekhoudgegevens (bijvoorbeeld per individueel schip) om zinvol te kunnen sturen, al dan niet met de hulp van KPI’s en dashboards. Daarbij zijn er ook operationele gegevens die niet altijd rechtstreeks van financiële aard zijn (bijvoorbeeld de reisduur in aantal dagen).

De consolidatie daarentegen werkt meestal op gesaldeerde cijfers, op gegroepeerd niveau. Ze houdt daarbij rekening met fiscale aspecten en past bovendien specifieke groeps- en consolidatieregels toe, die op operationeel vlak weinig toegevoegde waarde bieden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan berekeningen inzake latente belastingen.

SAP BPC

De opzet van de consolidatie bij Euronav was destijds niet zo ingewikkeld. “We hadden weinig exotische gevallen”, schetst Timothy Melis, wat inhield dat de meeste pakketten op de shortlist wel opgewassen waren tegen dat proces. De nadruk lag echter op de rapporteringsmogelijkheden voor het realiseren van de gewenste gecombineerde rapportering. SAP BPC kwam hierbij bovendrijven, met een sterk geïntegreerde rapportering op Excelbasis. “Het is intuïtief voor onze accountants”, vertelt Timothy Melis. Snelle, duidelijke en gedetailleerde analyses zijn daarbij mogelijk volgens de gekende principes van pivot tables. Uiteraard worden de gegevens met de nodige granulariteit opgeladen binnen SAP BPC om dat mogelijk te maken.

Ondertussen beheert de consolidatieomgeving ook de budgetten per firma, alsook de forecastresultaten per individueel schip voor de performantieanalyses. Om in die context een explosie van het aantal gebruikte werkbladen te vermijden heeft Timothy Melis welbepaalde default analyserapporten ontwikkeld voor de eindgebruikers. Die basisrapporten staan op een centrale plaats op de server, vanwaar ze worden opgehaald en gebruikt.

Automatiseren

Bij de afsplitsing van CMB in 2004 waren er vijf verschillende boekhoudpakketten binnen Euronav, wat tot één werd herleid door de beslissing om CODA aan te kopen en als uniek boekhoudpakket te gaan gebruiken. Vandaag is die analytische boekhouding uit CODA de bron van de consolidatiegegevens, waarbij elke statutaire grootboekrekening gekoppeld is aan de bijbehorende groepsrekening. Om het half uur worden de CODA-gegevens automatisch opgeladen in SAP BPC tijdens de afsluitperiodes.

Bij de automatische vertaling van elke individuele statutaire grootboekrekening naar de bijbehorende groepsrekening vindt er een condensatie plaats, omdat de geconsolideerde balans uiteraard minder lijnen bevat. “Maar de details worden wel opgeladen, dus kunnen we heel simpel de weg terugvinden”, zegt een tevreden Timothy Melis. Vroeger was dat niet mogelijk, met veel manueel werk om het detail terug te vinden en aan te sluiten binnen tal van werkbladen als gevolg. Nu kan de gebruiker simpelweg een drill through realiseren via een html-pagina of binnen de Excel-add-in, en zo het totaalsaldo verklaren met de onderliggende details.

De correcte allocatie van overheadkosten werd ook geautomatiseerd binnen SAP BPC. Op basis van eigen opgezette parameters, zoals het aantal operationele dagen van het schip, zijn waarde en of het al dan niet onder een joint venture wordt uitgebaat, realiseert de consolidatietool die allocatie automatisch. Verder automatiseert SAP BPC alle specifieke elementen van het consolideren, alsook het opladen van de brongegevens, de statutaire gegevens. Timothy Melis kan zo voldoen aan alle periodieke beursverplichtingen. “De consolidatie loopt nu snel en automatisch. We verliezen geen informatie in het proces. Er blijven uiteraard altijd welbepaalde manuele handelingen, zoals bijkomende flowinfo en het toepassen van de groepsregels. Een manuele input van de onderliggende statutaire gegevens heb ik nog nooit hoeven te doen.”

En nu?

Net zoals bij CMB is de samensmelting van US GAAP en IFRS een constant aandachtspunt bij Euronav. De term ‘samensmelting’ neemt Timothy Melis met een korreltje zout, want “ik denk niet dat US GAAP al iets heeft overgenomen van IFRS”. Vanaf het eerste kwartaal van 2014 zullen de principes van de equity-accounting van toepassing zijn op de joint ventures. De proportionele consolidatie, namelijk het percentage aandeelhouderschap toegepast op het saldo van alle rekeningen, wordt vervangen door een vermogensmutatie, dus welgeteld één lijn in de resultatenrekening. SAP BPC staat al klaar om zo te kunnen rapporteren, maar “het wordt wel een zware klus om onze investeerders duidelijk te informeren”, aldus Timothy Melis.

“Voor de toekomst kijken we ook naar de last mile”, zegt Timothy Melis, voor de automatische integratie van de disclosures, notes en het jaarverslag. Momenteel gebeurt dat manueel binnen Excel, wat niet altijd even eenvoudig is. Een klassiek probleem is de verwijzing naar het juiste paginanummer. Dat is telkens een serieuze uitdaging, omdat het niet dynamisch te definiëren is. De doelstelling is de juiste tool op de markt vinden. Op dit moment kijkt hij naar de mogelijkheden van IBM Cognos Disclosure Management.

Om de woelige wateren verder de baas te blijven sloot Euronav eind vorig jaar een deal met de rederij Maersk om vijftien grote olietankers over te kopen. De financiering van die deal ter waarde van 980 miljoen dollar gebeurde in ijltempo, waardoor er vandaag al twee schepen zijn opgeleverd. Ze werden vlot opgenomen in de bestaande rapporteringsopzet. “Zonder SAP BPC hadden we die deal quasi onmogelijk operationeel kunnen opvolgen”, besluit Timothy Melis.

Timothy Melis is handelsingenieur en behaalde een MBA aan de Vlerick Business School. Hij begon zijn professionele loopbaan in 2003 als consultant bij een softwarebedrijf. In 2006 stapte hij over naar Euronav als IT-officer, waarna hij de rol van accounting projects analyst vervulde. Sinds 2013 is hij financieel manager.

Martin van WunnikFD Magazine n°87, 2014

pdf versie: http://www.slideshare.net/MvanWunnik/synergie-Euronav

“Mooi weer, mooie cijfers” bij Orangina Schweppes Belgium

bouteilles
Prognoses zijn belangrijk voor Orangina Schweppes Belgium. Maar zonder goed systeem en onderliggende processen kun je met die vooruitzichten weinig aanvangen, zo betoogt Patrick Hennuy.

Orangina Schweppes Belgium is onderdeel van het Japanse Suntory Holdings Ltd., dat met ruim 34.000 werknemers 23 verschillende merken verdeelt in meer dan 80 landen (onder meer frisdranken als Schweppes, Oasis, Gini, Dr Pepper, Orangina en Canada Dry). Dat gebeurt via twee types distributiekanalen: enerzijds de grootwarenhuisketens, anderzijds de andere distributiekanalen zoals tankstations, boekhandels en uiteraard horecazaken. Samen zorgen ze voor bijna 90 miljoen euro omzet per jaar in België en Luxemburg. Patrick Hennuy, sinds 2009 reporting & controlling manager bij Orangina Schweppes Belgium, vertelt ons dat de business sterk wordt beïnvloed door het weer.

Maandelijkse oefening

Met een business die zo sterk afhangt van het weer in een snel evoluerende markt, moet Orangina Schweppes Belgium het plannings- en vooruitzichtproces goed onder controle hebben, inclusief periodieke updates en uitgewerkte en verklarende variantieanalyses. Aan de basis liggen de maandelijks opgestelde vooruitzichten van de verwachte verkoopvolumes door het verkoopteam.

“Die cijfers worden gebruikt door de andere departementen van het bedrijf: Marketing, Supply Chain en Finance”, verduidelijkt Patrick Hennuy. Een volumeaantal wordt omgezet in een verkoopwaarde, met een analyse van de verwachte kostprijs, om uiteindelijk te komen tot een resultatenrekening door het aftrekken van de verwachte verkoop-, algemene en administratieve kosten en marketinguitgaven. Naast die maandelijkse operationele opvolging worden er jaarlijks ook twee groepforecasts opgesteld en een strategisch plan. Daarnaast is er een volledige budgetronde.

Cognos

Orangina Schweppes Belgium is daarvoor overgestapt naar het Cognossysteem van IBM, want “werken met complexe werkbladen is gevaarlijk en tijdrovend”, aldus Patrick Hennuy. Variantieanalyses moesten vroeger geval per geval opgemaakt worden, waarbij het moeilijk was om de werkelijke oorzaak te identificeren. Bovendien was het onmogelijk om van hogerop in te zoomen op de detailgegevens door de per definitie moeilijk te integreren opzet met tal van werkbladen. Rapportering was ook vrij statisch en multidimensionale analyses waren moeilijk te realiseren.

Het belangrijkste voordeel van het geïntegreerde Cognossysteem zijn dan ook de multidimensionale analyses, met drill-downmogelijkheden, de modulaire flexibiliteit en aanpasbaarheid aan de altijd wijzigende businessomgeving. Daarnaast apprecieert Patrick Hennuy ook de hogere nauwkeurigheid van de modellen en een effectiever planningsproces. “Door een aantal tijdrovende operaties te automatiseren en te integreren in het systeem kunnen we meer tijd spenderen aan analyses en scenarioplanning.”

Competitief voordeel?

“Onze business is sterk gerelateerd aan het weer, waardoor de volatiliteit in cijfers gigantisch kan zijn”, verklaart Patrick Hennuy. “Wie me een model kan leveren met exacte weersvoorspellingen voor de komende zes maanden, die wil ik zeer graag ontmoeten. Als de volumes de hoogte inschieten als gevolg van een onverwachte mooie en warme periode, moet de hele organisatie paraat staan om dat te kunnen opvangen.”

Vooruitzichtmodellen kunnen op zich wel verbeterd worden, meer specifiek door een permanente evaluatie van de opgemerkte varianties. Verklaren om te verklaren heeft weinig zin: de geïdentificeerde oorzaak van dergelijke varianties moet toegevoegd worden aan de volgende maanden, voor zover ze daar ook een rol zou kunnen spelen. Op die manier verbetert het model.

 

Patrick Hennuy laat er geen twijfel over bestaan: “Vooruitzichten op zich zullen nooit een competitief voordeel realiseren. Ze dienen om snellere en betere beslissingen te nemen.” De gebruikte modellen moeten uiteraard goed bedacht zijn en bij voorkeur zelflerend qua opzet. Maar de vooruitzichten zelf zal men altijd moeten ondersteunen en uitbuiten door vlot werkende onderliggende processen met de juiste mensen en een gepast systeem.

Martin van WunnikFD Magazine n°86, 2014

pdf versie: http://www.slideshare.net/MvanWunnik/mooiweermooiecijfers

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.