“Elke minuut telt” bij de consolidatie van CMB

CMB
Het zwaartepunt van de consolidatie heeft zich verplaatst van de software naar regels en disclosures, zo stelt de consolidatieverantwoordelijke bij CMB vast.

Een paar jaar geleden moest Geert De Baere, verantwoordelijk voor de consolidatie bij CMB, op zoek naar een consolidatie-oplossing. Het merkwaardige was dat hij daarvoor werd ingeschakeld in een team met daarin ook mensen van het in 2004 losgekoppelde zusterbedrijf Euronav, dat ook op zoek was naar een nieuw consolidatiesysteem. Het team legde niettemin toch verschillende klemtonen: Euronav focuste op de rapporteringsmogelijkheden van de nieuwe tool, maar Geert De Baere zocht het vooral in de opzet van het consolidatieproces zelf. Voor Euronav mondde de zoektocht uit in Outlooksoft (nu SAP BPC), terwijl Geert De Baere voor CMB in zee ging met Mona van Sigma Conso. Het Euronav-verhaal lees je in de volgende editie van FDMagazine; hieronder schetsen we het CMB-beslissingsproces.

Diversificatie

De beursgenoteerde groep Compagnie Maritime Belge, beter bekend bij het grote publiek als CMB, is wereldwijd actief in het vervoer van droge bulk. Naast die historische maritieme activiteit heeft de groep ook een diversificatie doorgevoerd door in de luchtvaartindustrie te stappen. In 1998, meer dan honderd jaar na de oprichting, nam CMB een participatie in het Ierse ASL Aviation Group, samen met Petercam. Met een kleine honderd directe en indirecte dochterondernemingen, ongeveer hetzelfde aantal joint ventures en andere indirecte participaties bedroeg de geconsolideerde omzet in 2013 bijna 690 miljoen dollar, met een balanstotaal boven 2 miljard dollar en een headcount van een 400-tal medewerkers. Geert De Baere beheert dat proces met de Mona-oplossing van Sigma Conso.

 

Parametrisaties

Geert De Baere ging er bij zijn zoektocht van uit dat een holding op sterk uiteenlopende manieren kan worden opgezet. Maar dat belet niet dat elk consolidatieproces terugvalt op welbepaalde basisstappen en -concepten. Verschillende softwareleveranciers hebben dat begrepen. Zij bieden een vorm van standaardparametrisatie aan, zoals een voorgedefinieerd rekeningstelsel, een standaardopzet van de benodigde dagboeken, een pre-parametrisatie van de intercompany-eliminatieboekingen …

Het doel – en het verkoopargument – is de implementatietijd te verkorten, zodat de klant sneller en goedkoper kan opstarten. Er zijn echter nog partijen op de markt die die boot hebben gemist. Ze schuwen er niet voor in hun prijsofferte vele uren consultancy aan te bieden om het wiel opnieuw volledig, spaak per spaak, uit te vinden. Zogezegd op maat, maar in elk geval op kosten van de klant.

 

Black boxes

Een ander aandachtspunt van Geert De Baere tijdens zijn zoektocht was de aanwezigheid van black boxes: het systeem doet ‘iets’, maar eigenlijk weet niemand, noch de verkoper, noch de consultant, noch de gebruiker, precies wat of hoe. Een klassiek voorbeeld binnen een consolidatie-omgeving zijn de omrekeningsverschillen. Met een black box spendeert de consolidator na elke consolidatierun veel tijd aan zijn werkbladen in een poging te achterhalen welke berekeningen nu juist werden doorgevoerd. “Binnen Mona is dat echter heel transparant, mooi en direct te rapporteren”, aldus Geert De Baere.

 

Synergie tussen IT en boekhouding

Elk consolidatiesysteem is door de werkwijze en essentie van het consolideren een combinatie van IT-aspecten enerzijds en boekhoudkundige principes en procedures anderzijds. Een typisch IT-aspect is het inlezen van de balans van dochterondernemingen. Belangrijk daarbij is het gebruikersgemak. De gegevens worden aangeleverd in een welbepaald formaat, comma separated values (CSV) of Excel in de meest courante gevallen, en moeten ‘vertaald’ en opgeladen worden. Bij Mona vraagt dat weinig tijd, want het definiëren van de importstructuur (wat staat er in welke kolom?) en de omzettingsmodule (grootboekrekening X moet vervangen worden door grootboekrekening Y) zijn zeer intuïtief. “Als niet-IT’er was ik er direct mee weg”, verduidelijkt Geert De Baere.

Een ander IT-aspect dat vaak voorkomt, is het overbrengen van outputgegevens naar andere systemen. Mona communiceert bijvoorbeeld ook heel gemakkelijk met First, wat de opmaak van de jaarrekening sterk heeft vereenvoudigd.

 

Boekhoudkwesties

Voor de boekhoudkundige principes en procedures, de fundamenten van elke financiële consolidatie, verwijzen we naar de reeds vermelde omrekeningsverschillen. Dankzij het gegeven dat er geen sprake is van black boxes, maar wel een goede rapportering, is de aansluiting van het eigen vermogen en reserves – dus inclusief omrekeningsverschillen – een goed uitgewerkt onderdeel van Mona. Ook de auditeurs zijn daar heel tevreden over.

Een ander boekhoudkundig element is de gebruikte basismunt. CMB drukte voordien zijn geconsolideerde cijfers uit in euro. De sector waarin CMB evolueert, is echter een dollarwereld. Daardoor worden grote delen van de facturatiestromen en gelden binnen CMB in dollar uitgedrukt. Bij een fluctuerende wisselkoers, wat per definitie het geval is tussen de dollar en euro sinds het beëindigen van de Bretton Woods-akkoorden, resulteert dat in veel wijzigingen op het eigen vermogen en in het resultaat van CMB. Daarom koos men ervoor om de basismunt over te zetten van euro naar dollar. “Binnen Mona verliep dat vlekkeloos”, vertelt Geert De Baere. “Van een algemene wisselkoersimpact van tientallen miljoenen is dat nu nog maar enkele miljoenen. Toch zullen wisselkoersaspecten altijd een belangrijke rol spelen bij elke internationale consolidatie.”

Dat is allemaal niet zo evident, stelt Geert De Baere. “Bij één pakket was het zelfs onmogelijk om de balans tegen slotkoers en de P/L tegen gemiddelde koers te verkrijgen.” En dat is uiteindelijk toch een basisprincipe van de consolidatie.

 

Rapportering

Een combinatie van het IT- en boekhoudaspect komt goed in beeld met de rapportering. Het is uiteraard altijd de bedoeling om de gegevens om te zetten in verklarende informatie en dat op de meest efficiënte manier. De goede softwareoplossingen bieden twee of drie mogelijkheden aan de gebruiker. De absolute klassieker is de Excel-add-in, waarbij de gebruiker via zijn werkblad de consolidatiegegevens rechtstreeks kan ophalen en rapporteren binnen zijn eigen opgemaakte rapporten. Eén bron van de waarheid, altijd actueel. Ter illustratie: voor de grote hoeveelheden disclosures en IFRS-notes gebruikt Geert De Baere die Excel-add-in om alle benodigde gegevens op te halen en te verzamelen in één werkblad. Dat was met het vorige consolidatiesysteem ondenkbaar.

Daarnaast zijn de standaardrapporten beschikbaar binnen de software, voor zover ze voldoen aan de verwachtingen en eisen van de eindgebruiker. Als dat niet het geval is, hebben verschillende systemen ook een zogenaamde report generator. Die laat de gebruiker toe om rapporten zelf aan te passen, te bewaren en naar goeddunken te formateren. Met Mona vond Geert De Baere een oplossing die beide aspecten perfect combineert voor hem en binnen het kader van zijn eigen werkomgeving.

 

Nieuwe regels

Bij de aanhoudende samensmelting van US GAAP en IFRS “winnen meestal de Amerikanen”, aldus Geert De Baere. Voor de joint ventures zal dat binnen CMB vanaf het eerste kwartaal van 2014 al een bijzondere impact hebben, omdat onder bepaalde omstandigheden de proportionele opname vervalt. Die wordt vervangen door een vermogensmutatie. Simpel gezegd: één lijn op de balans en één lijn in de resultatenrekening, terwijl het vroeger een bepaald percentage (bv. 50%) op alle lijnen was.

Uiteraard blijft het nettoresultaat identiek, maar visueel zijn de gevolgen immens. Activa en omzet zullen zeer sterk dalen, wat veel uitleg zal vergen voor de aandeelhouders, klein en groot. “Het zal moeite kosten om de lezer een goed beeld te geven van de groep.” Operationeel moeten bovendien alle shareholder loans, die vroeger als intercompanies werden geëlimineerd, nu geval per geval contractueel vanuit consolidatiestandpunt nagekeken worden en desgevallend (deels) manueel aangepast worden.

 

Leasing

Leasing is het volgende hete hangijzer voor CMB. De vastgoedsector heeft een uitzondering gevraagd en gekregen, en nu hoopt de shippingsector hetzelfde te verkrijgen. “Als we die uitzondering niet krijgen, zal het veel extra werk betekenen. Ik hoop dat ik mijn voeling met de geproduceerde cijfers niet zal verliezen”, zo bedenkt Geert De Baere.

Een laatste voorbeeld van de implicaties van gewijzigde regels en wetgeving vinden we bij Saverco NV, de holding boven CMB waarvoor Geert De Baere ook de consolidatie doet binnen Mona. Dochterondernemingen waarin de groep een minderheidsparticipatie heeft, werden tot nu toe via één lijn in de balans en één lijn in de resultatenrekening opgenomen volgens de vermogensmutatiemethode. Als nu blijkt dat het werkelijke controlepercentage hoger is dan 50 procent, dan moeten ze voortaan volledig opgenomen worden in de consolidatie volgens het principe substance over form. Het gevolg zijn grote bewegingen in de cijfers en een moeilijke vergelijkbaarheid van de historische cijfers.

 

En nu?

Op zeer korte termijn wil Geert De Baere de vermogensmutatiemethode verder verfijnen en perfect op punt zetten binnen Mona, zodat alles vlot en soepel loopt. Daarnaast is er geen ontkomen aan: hij zal zijn disclosure-werkblad verder moeten aanvullen en optimaliseren met de bijkomende IFRS-verplichtingen. Op termijn zal hij dan tijd vrijmaken om de maandelijkse rapportering, momenteel op de achtste werkdag, uit te voeren via Mona. Daarmee hoopt hij één of twee dagen te kunnen afsnoepen van die cyclus.

 

Eigenlijk is er altijd ruimte voor meer automatisering. Elke stap binnen het consolidatieproces die verder geautomatiseerd kan worden, zorgt voor een mooi meegenomen snellere verwerking van het geheel. Binnen Mona en het huidige proces zijn er nog tal van mogelijkheden om dat te realiseren. “Elke minuut telt”, besluit Geert De Baere.

 

Martin van WunnikFD Magazine n°86, 2014

pdf versie: http://www.slideshare.net/MvanWunnik/cmbconso

 

 

About MvanWunnik
Independent Project Manager for Financial projects (Consolidation, Control & Reporting) at ARSIMA Projects, Financial Strategist for starters/SME's at FinanceCoach24.com

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: