Open source-software voor finance? Geen probleem!

ecoworks

Door de sterke groei van Ecoworks werden drie jaar na de opstart de opties voor een verdere automatisering geevalueerd. De optie van het licentiemodel bleek al snel onbetaalbaar voor dat ecologische bouwbedrijf. Uiteindelijk koos Ecoworks voor een open source-oplossing.

Ecoworks werd in 2007 opgericht door vier jonge jeugdvrienden. Hun missie: meer natuur in onze hedendaagse leefwereld brengen door ecologische en duurzame oplossingen aan te bieden voor zwemvijvers, groendaken, groengevels en rietvelden. In 2013 werd met een vijftiental medewerkers een omzet van 1,5 miljoen euro gehaald, Wat rneer dan een verdubbeling is ten opzichte van 2010. Voor 2014 mikt Ecoworks op 2,5 miljoen euro, evenredig verdeeld over particulieren en bedrijven, met aanvullend een klein percentage voor de overheid.

Onbetaalbaar licentiemodel

De financiële taken van Ecoworks worden ingevuld door Sander De Kegel. Nadat hij aan de Vrije Universiteit Brussel was afgestudeerd als handelsingenieur, ging hij als consultant aan de slag bij één van de Big Four. Dat standaardtraject verliet hij redelijk snel om eind 2006 Ecoworks mee op te richten. Daar neemt hij sindsdien de backoffice en financiële taken op zich.

Sander De Kegel gebruikt graag IT-tools om zijn leven makkelijker te maken. Hij was dan ook de aangewezen persoon om op zoek te gaan naar automatiseringsoplossingen om de snelle groei van het bedrijf op te vangen. Al snel bleek een licentiemodel onbetaalbaar, dus zocht hij verder naar andere opties. Hij kwam uit op twee mogelijke kandidaten binnen de open source-omgeving. Uiteindelijk kwam de Belgisch-Indische open-source oplossing van Odoo (vroeger OpenERP) uit de bus. Odoo van de Belg Fabien Pinckaers haalde het vooral door zijn sterke community. “De omvang en activiteiten van de community bepalen de maturiteit en het potentieel van de research & development van elke opensource-oplossing. Ze vormen voor mij de beste graadmeter voor de toekomstige ontwikkelingen”, verduidelijkt Sander De Kegel. “Die open source zal de toekomstige groei niet dwarsbomen, integendeel. ”

Klare taal

Een lastenboek werd verstuurd naar verschillende Odoo-partners. Als winnaar kwam het pas opgerichte Noviat uit de bus. “We zaten op dat moment in een gelijkaardige fase als Ecoworks”, verklaart Luc De Meyer, zaakvoerder en oprichter van Noviat. Beide organisaties stonden immers aan het begin van een sterke uitbreiding van hun activiteiten, weliswaar in hun respectieve omgevingen.

De open communicatie en klare taal langs weerskanten tijdens de selectieprocedure deden hen beslissen om samen het avontuur aan te vatten. Sander De Kegel apprecieerde vooral de openheid. Het was geen proces zoals bij de verkoop van een tweedehandsauto, waarbij de verkoper meestal meer weet dan de koper. Met Noviat kwam alle informatie direct op tafel. “Hun drive en manier om informatie openlijk te communiceren waren de fundamenten van ons vertrouwen in hun diensten.”

Financiéle rapportering

Door zijn activiteiten volgt Ecoworks de basisprincipes van elke bouwfirma, met het opstellen en opvolgen van offertes, vorderingsstaten en dergelijke. Om het GIGO-fenomeen (garbage in, garbage out) te verrnijden is de ingave binnen de boekhouding altijd zeer volledig, met alle benodigde analytische gegevens tot op projectniveau.

Alle financiele rapportering, inclusief de balans en resultaatrekeningen, gebeurt via export vanuit Odoo naar pre-geformatteerde rapporten binnen Excel. De opzet hiervan is zeer flexibel, zowel bij de finale output met alle Excel-functionaliteiten als bij de export van de gegevens. “De gebruiker kan bijvoorbeeld te allen tijde zijn eigen filters en queries binnen Odoo bewaren”, verduidelijkt Luc De Meyer. “Daarbij hebben we afzonderlijk de module ontwikkeld om de jaarrekening onder het volledige schema direct in pdf aan te maken om zo rechtstreeks aan de Nationale Bank van België te bezorgen.”

Modules

In de logica van het open source-model heeft Noviat ook andere modules ontwikkeld, waaronder een basismodule om de geëxporteerde gegevens in kleuren en formules binnen Excel op te laden. Dat werd gepubliceerd en beschikbaar gesteld op de website van Odoo en wordt nu wereldwijd gebruikt door tal van partners en klanten.

Andere modules werden ook ontwikkeld, zoals een meetstaat en een afschrijvingsrnodule volgens de Belgische wetgeving, maar die werden niet allemaal gepubliceerd. De afweging is in hoeverre de functionaliteiten van dergelijke nieuwe modules voldoende generiek zijn om andere partners en klanten aan te spreken.

“We zien zeker nog mogelijkheden in de nabije toekomst om onze eigen ontwikkelingen te verdelen om te vermenigvuldigen”, aldus Luc De Meyer. Naast het bouwen van een betere wereld en een versterkt professioneel imago mikt Noviat hiermee uiteraard ook op extra consultancy-uren.

En verder?

Ecoworks is de laatste jaren gestaag gegroeid, zowel qua omzet als met de onderliggende backoffice-systemen. Er zijn verschillende aandachtspunten voor de toekomst, waaronder een verdere automatisering Van het volledige offertetraject en extra functionaliteiten binnen de HR-administratie, zoals het beheren van de planning en verlofaanvragen. Momenteel loopt er een traject van offerteopvolging bij een andere Odoo-klant. Sander De Kegel kijkt hier nog even de kat uit de boom.

Met software kan alles en dat is niet anders bij Odoo. Naast de Belgische afschrijvingsmodule van Noviat heeft de community specifieke functionaliteiten ontwikkeld inzake point of sales (POS) met een koppeling naar de betalingsautomaten en een uitgewerkt track-and-trace systeem voor wagens en vrachtwagens. Beide zijn interessant voor Ecoworks. Maar Sander De Kegel wil eerst een kleine kosten— batenanalyse doen, niet zozeer geldelijk maar vooral procedureel. Ter illustratie haalt hij het opvolgen van de activa aan. “Het huidige volume kunnen we heel eenvoudig aan met een rekenblad. Als dat niet meer het geval zou zijn, dan pas zullen we overstappen naar de specifieke afschrijvingsmodule”, aldus Sander De Kegel.

Een upgrade naar versie 8, met tal van extra functionaliteiten, komt er in elk geval op korte termijn, maar pas na het signaal van Noviat dat die nieuwe versie voldoende stabiel is. Blijkbaar is dat een onhebbelijkheid eigen aan alle softwareontwikkelingen, zowel opensource- als licentiemodellen. “Het mooiste in heel dit avontuur is dat Odoo telkens met onze eigen activiteiten is meegegroeid”, concludeert een tevreden Sander De Kegel.

Martin van WunnikFD Magazine n°89, 2014

pdf-versie: http://www.slideshare.net/MvanWunnik/odoo-open-source-finance-ecoworks

Odoo is het geesteskind van de Belg Fabien Pinckaers en begon in 2002 als Tiny ERP. In 2008 kreeg het de nieuwe naam OpenERP. Met de kapitaalverhoging van 10 miljoen dollar die op 15 mei 2014 gerealiseerd werd door het management, twee Franse marktspelers, XAnge Private Equity en Sofinnova, en het Belgische SRIW-fonds, werd het nogmaals herdoopt als Odoo.

Hiermee wou men aantonen dat ERP de lading niet meer volledig dekte. Bijkomende functionaliteiten met andere lT-gerelateerde termen, zoals CRM, HRM en CMS, waren nu immers ook mogelijk, met aanvullend een eigen website builder, point of sales (POS)-applicaties en e-commerce storefront.

De community met 1500 actieve leden en 550 partners verspreid over 100 landen, waaronder het Belgische Noviat, heeft hiermee een mooie toekomst voor zich. Dat geldt zeker ook voor de meer dan 2 miljoen gebruikers wereldwijd, ter aanvulling van de reeds bestaan

Advertisements

Bent U een slaaf van Uw KPI model of handelt U als KPIntrapreneur ?

BMW F650GS Funduro

Be “in control”, not just a historical reporter!

Positioneer Uzelf en evolueer van ‘meterstand’ parkeerwachter naar trusted advisor.

Een call-agent enkel en alleen evalueren op het aantal ‘beantwoorde’ calls, zonder rekening te houden met de kwaliteit van het gegeven antwoord of de complexiteit van de individuele vragen, maakt een duurzame evaluatie moeilijk. Door slechts één of een paar maatstaven te meten zal U krijgen wat U verdient: De agent gaat constant terugbellen om veel calls te hebben en alzo “goed” te scoren. Ongeduld kan ook gevaarlijk zijn: Laten we maar beslissen om innovatieve en creatieve profielen in een crisisperiode te ontslaan omdat ze “toch niet renderen”, of omdat ze “niet vlug genoeg” hun verkoopcijfers halen.

Kijkt U dus voor de periodieke situatie-evaluatie naar één enkel meetinstrument, of houdt U rekening met de samenhang tussen verschillende maatstaven? Beschouwt U de impact van seizoenschommelingen of niet? Onderscheidt U effecten effecten op korte en op lange termijn? Dit zijn enkele simpele vragen onbeantwoord blijven of makkelijk te omzeilen vallen.

Er is dus nood aan een grotere nuancering van de ‘blote’ cijfers, waarbij de onderlinge samenhang van de maatstaven meer zal betekenen dan een focus-visie op slechts één of enkele metrieken.

Naast de aanwezige publicaties over de cijfermatige en analytische kenmerken van een Performance Management- of Business Intelligence-project, is er nu voor de nuancering en minder-tastbare bouwstenen het nieuw boek van Dries Van Nieuwenhuyse: “Systemisch Performance Management”. Op het vlak van de implementatie van de strategie komt dit neer op een kruisbestuiving met het “systeemdenken”, met de daarbij behorende methodes. Voor de uitvoering en ultiem succes van elk project, komen dan het menselijk aspect en noodzakelijk “change management” aan bod.

Dynamisch evenwicht

De foto van de Lapland-uil op de cover van het boek toont op een zeer illustratieve wijze het biologisch model met zijn dynamische evenwichten tussen een populatie uilen (predator) en een populatie muizen of lemmingen (prooi). In dergelijk systeem heerst er een permanente wisselwerking tussen de leading (oorzaak) en lagging (gevolg) indicators. Als er weinig predatoren zijn, krijgen de prooien de kans om zich beter voort te planten. Het aantal prooien stijgt. Op haar beurt stijgt de populatie uilen (predator) als gevolg van meer prooibeschikbaarheid. Dit veroorzaakt dan een afname van de prooien omdat er veel uilskuikens te voeden zijn, totdat er te weinig voedsel is. Beide populaties zijn dus op bepaalde momenten oorzaak en gevolg van het succes van elkaar. Ze houden zichzelf in stand op een duurzame manier zonder dat dit ten koste gaat van het lange termijn evenwicht. Het is dus niet omdat twee variabelen gecorreleerd zijn, dat de causaliteit ervan (wie is leading, wie is lagging) eeuwig onveranderd blijft.

Deze leading/lagging definitie en classificatie van deze indicatoren, maar vooral het besef van deze dynamische wisselwerking is volgens de auteurs absoluut cruciaal voor betere en duurzame resultaten binnen het Performance Management gebeuren en momenteel vaak afwezig. Met  bijkomende ‘statistische’ assistentie en de nodige analytische intelligentie zullen we door de KPI-bomen het bos kunnen zien en betrouwbare sturingsinstrumenten opmaken en ter beschikking stellen.

Time Lags

Elke ondernemer heeft een duidelijke visie van de opeenvolgende processtappen binnen zijn/haar eigen omgeving. Het besef van de doorlooptijd enerzijds, en de samenhang tussen de stappen anderzijds bepalen de kwaliteit van de ondernemer. In een groot aantal meetsystemen wordt de tijdsvertraging tussen processtappen vergeten. Het boek vernoemt een commercieel verkoopsproces, met een ‘Sales-funnel’ opgebouwd uit verscheidene stappen, gaande van het eerste contact via telefoongesprekken naar bezoeken, bestellingen, verkoop, facturatie en tenslotte betalingen. In de uitvoerige statistische uitwerking trachten de auteurs de correlatie doorheen de tijd voor alle proces-stappen te bepalen, met als enige doel om te zien of er een uitgesproken time-lag optreedt, en zoja, voor hoe lang (1 dag, 1 week, 1 maand,…). Met deze extra kennis kan immers een model verfijnd worden om alzo beter de werkelijkheid te reflecteren (bv. een exacte en onderbouwde definitie van “niet vlug genoeg”).

Eventuele regionale verschillen moeten hierbij niet uit het oog verloren worden: landen met een wekelijkse facturatie hebben een andere time-lag tussen verkopen en inkomsten dan landen met een maand-facturatie.

Intrapreneur

Met sturingsmodellen trachten we dus de complexiteit van de organisatie en haar omgeving te reduceren tot een reeks cijfers en grafieken. Deze opzet gebeurt vaak éénmalig (kodak-moment), waarna men zich vaak met een quasi-blindelings vertrouwen concentreert op de periodieke rapportering en de daaruit resulterende conclusies.

Er is “5 minuten moed” nodig om het dynamisch aspect van de organisatie en haar omgeving aan te kaarten, alsook de evoluerende complexitiet, de wijzigende en omgevingsgebonden eigenschapen van de gekozen of nieuwe indicatoren. Deze moedige opdracht kan op elk niveau plaatsvinden en zal vanuit een duurzame visie vroeg of laat hoe dan ook moeten plaatsvinden.

Voor alle duidelijkheid, een periodieke herevaluatie van een opgezet sturingsmodel impliceert niet dat het bestaand model absoluut gewijzigd moet worden. Wel verkrijgt men met een dergelijke herevaluatie de garantie dat het model nog steeds actueel, toepasbaar en als dashboard bruikbaar is om op een duurzame manier waarde te (blijven) creëren voor de organisatie. Goed presteren op basis van een slecht model is immers niet aangewezen en kan waarde vernietigen.

Hoe kan Uzelf hier nu het verschil gaan maken? Zoals een intrapreneur dit doet, wees moedig en neem verantwoordelijkheid, sta open voor nieuwe uitdagingen, kijk naar de toekomst, weeg opportuniteiten en risico’s ten elkaar af met veel boerenverstand, en vooral wees enthousiast!

Een eerste stap kan simpel gezet worden. Wanneer een nieuw rapport opgemaakt moet worden, presenteer twee versies: één volgens de opgegeven specificaties (wat men wil), en één dat volgens Uw eigen gevoel een beter beeld geeft voor de opgegeven doelstelling (wat men zou moeten willen). Toon bijvoorbeeld ook de gegevens grafisch of visueel, met apart de onderliggende cijfertabellen, zodat de lezer van het rapport niet zelf de lastige denk-oefening of drill-downs moet doen om potentiële onderliggende lineaire of S-vormige trends te achterhalen.

Uiteraard zullen er horden zijn, muren waar U tegen moet opboksen, ‘politieke’ situaties en gevoeligheden waarmee U rekening dient te houden. Aan U om de ideale werkwijze te bepalen. Het tweede deel van het boek rond duurzaam “change management” kan U hierbij waarschijnlijk goed van pas komen, met een ruime beschrijving van zachte factoren zoals (autonome) motivatie, psychologische profielen, crowdsourcing, awareness building via gaming en groepsdenken.

Kom uit Uw eigen gegraven put, ga op een heuvel staan en kijk rond. Probeer voor Uzelf een zo ruim mogelijk beeld te vormen van de volledige omgeving waarin U, Uw medewerkers, Uw collega’s, Uw directie en Uw organisatie zich bevinden, vandaag en vooral morgen. Be in control,  not just a historical reporter! Positioneer Uzelf en evolueer van ‘meterstand’ parkeerwachter naar trusted advisor.

Lagging of leading? Besef van de dynamiek van de correlaties, evenwichten en de samenhang der dingen? Identificatie van de exacte hefbomen? Optimalisatie-voorstellen? Het is uitendelijk altijd de mens die het succes bepaalt, niet het systeem of model. Aan U dus de keuze met welke bril en op welke wijze Uzelf het volgende KPI dashboard gaat bekijken: als KPI-slaaf of als KPIntrapreneur?