Bekaert: “Financiële info breed beschikbaar dankzij gestroomlijnde consolidatie”

Robrecht Coucke & Jos Van Vooren - Bekaert-1Robrecht Coucke (links), Jos Van Vooren (rechts)

In een steeds complexere omgeving blijft de rapportering al eens achter. Bij Bekaert werd het hele proces hertekend en technologisch ondersteund, zodat het vandaag de business vooruithelpt.

 

Bekaert is na 130 jaar uitgegroeid tot een multinationale groep met 27.000 werknemers wereldwijd die meer dan 4 miljard euro gezamenlijke jaaromzet realiseren. In die context beheert Jos Van Vooren, consolidation manager Group Control, het consolidatieproces van een 125-tal vennootschappen. Samen met Robrecht Coucke, SAP Process Lead BW, herbekeek hij het hele proces.

 

Complexiteit

Zoals vaak in een sterk evoluerende en groeiende omgeving hinkt de financiële rapportering wat achterop. Ook was er bij Bekaert sprake van een heterogeen landschap. “We hadden destijds bijvoorbeeld geen uniek rekeningstelsel en gebruikten afzonderlijke SAP-clients”, schetst Jos Van Vooren. Het gevolg: veel tijdrovende en manuele handelingen, zoals voor de intercompany-reconciliatie. “We hebben toen resoluut gekozen voor een geïntegreerde SAP ERP-omgeving en SAP BFC als consolidatietool”, vult Robrecht Coucke aan. “Maar de basis moest uiteraard eerst goed zitten.”

 

Om het hoofd te bieden aan de toenemende complexiteit van de organisatie en aan de IFRS-verplichtingen werd in 2008 het project REDesign COnsolidation Process (REDCOP) opgestart. De doelstelling: operationele uitmuntendheid in de financiële rapportering door goede funderingen te leggen, enerzijds voor de processen, anderzijds voor de gebruikte systemen.

 

Harmoniseren

Jos Van Vooren en Robrecht Coucke begonnen het project op de klassieke manier: harmoniseren en standaardiseren. De harmonisatie verliep volgens een dubbel pad. Langs de ene kant werd het gewenste proces uitgetekend met de starterskit van SAP BFC, rekening houdend met de impact op de interne organisatie en procedures. Dat gaf aanleiding tot een aantal bijkomende ontwikkelingen in SAP BFC omwille van IFRS en/of specifieke Bekaert-behoeften. Langs de andere kant werd bekeken wat er nodig was vanuit SAP ERP en SAP Business Warehouse (BW). Het simultaan bewandelen van beide paden is noodzakelijk voor een goed en werkbaar resultaat.

 

Over meer dan 120 entiteiten wordt nu 80 procent van de geconsolideerde omzet geboekt in één geïntegreerde SAP-omgeving, met een geüniformiseerd rekeningplan en gelijklopende procedures. De overige entiteiten worden niet per definitie direct naar SAP gebracht, maar pas na rekening te houden met de omstandigheden en een afweging van de kosten en opbrengsten. Zo wordt er voor nieuwe entiteiten sowieso een integratieplanning opgezet, terwijl voor joint ventures de afspraken met de partner doorwegen.

 

Nice-to-haves

Een ingrijpend project dus, en dan heb je altijd een sterke ondersteunende boodschap vanuit de topdirectie nodig. Bij zulke projecten is het veranderingsmanagement een verhaal op zich. De boodschap ‘dit zal vanaf morgen de nieuwe versie of het nieuwe formaat zijn’ wordt enkel aanvaard als die gestuurd wordt vanuit de hoogste rangen van de hiërarchie.

 

“We moesten dus duidelijk communiceren dat we de vroegere nice-to-haves zouden laten vallen en dat ze werden vervangen door een waardig alternatief”, verduidelijkt Jos Van Vooren. “De impact op onze user community had ik wel wat onderschat. Ondanks de vele trainingssessies heeft het wat langer geduurd dan verwacht voordat iedereen overtuigd was. Ze misten een overzicht of samenvatting van het totaalbeeld.” Dat brengen Jos Van Vooren en Robrecht Coucke nu meer naar voren in hun communicatie-initiatieven.

 

Talentenmix

Binnen het REDCOP-project werd gezocht naar een optimale combinatie op verschillende vlakken. “We zijn uitgekomen op een gezonde mix van IT- en financiële vaardigheden en expertise, junior en senior profielen, nationaliteiten, achtergronden, interne en externe medewerkers … Dat was bepalend voor het succes van REDCOP”, aldus Jos Van Vooren. Daarbij prijst hij ook de rol van de betrokken SAP-partner, Tata Consultancy Systems (TCS).

 

Naast de aansluiting op functioneel vlak en het technisch definiëren van het gewenste datamodel door die multiculturele en multiprofessionele verzameling van gebruikers is een duidelijke visie noodzakelijk om het geheel in de juiste richting te sturen. Bij Bekaert geldt dat de informatie beschikbaar moet zijn op een eenvoudige wijze, over alle systemen heen. “Zo zijn we samen uitgekomen op ons huidige datawarehouse-opzet, met een combinatie van managementinformatie en financiële rapportering”, aldus Robrecht Coucke. “We moesten dat uiteraard wel begrijpelijk en leesbaar maken voor de verschillende eindgebruikers.”

 

Werkdag 5 en 6

Vanuit SAP BW worden de operationele boekhoudgegevens dagelijks uit SAP ERP gehaald, aangevuld met andere operationele gegevens vanuit andere bronnen. SAP BW stuurt die gegevens nadien door naar SAP BFC. Elke maand worden op werkdag 5 wereldwijd de boekhoudingen afgesloten, rekening houdend met het tijdsverschil tussen het Verre Oosten en de Amerika’s. Binnen SAP BFC wordt dan het reporting package afgewerkt. Tijdens die maandelijkse afsluitperiode draait de consolidatierun om het halfuur.

 

Op werkdag 6 worden de maandcijfers gevalideerd en gefinaliseerd; die worden dan opnieuw verstuurd naar SAP BW voor het opmaken van de benodigde dashboards en KPI’s. Eveneens worden hierop gebaseerde pdf-rapporten automatisch gegenereerd. “De resultaten van de managementconsolidatie worden tweemaal opgeladen in het SAP BW-datawarehouse: een preliminary versie en een finale en gevalideerde versie”, vertelt Jos Van Vooren.

 

Op het einde van het kwartaal wordt er in de financiële consolidatie nog een stuk dieper gegaan met bijvoorbeeld een sterk geïntegreerde intercompany-matching, vaak met details tot op het niveau van de onderliggende documenten. Daarbij werd SAP BFC zodanig opgezet dat managementrapportering (maandelijks) en legale consolidatie (per kwartaal) één geïntegreerde datasource zijn. Het eindresultaat van de managementrapportering wordt gedeeld via de BI-dashboards, terwijl de rapporten voor de legale consolidatie rechtstreeks uit SAP BFC komen.

 

What’s next?

De verdere verfijning van de one-stop-shop voor financiële rapportering staat op de agenda. Robrecht Coucke wil de dashboards mobiel toegankelijk maken. “We hebben nu al eenzelfde tool, eenzelfde user-omgeving en eenzelfde lay-out.” Bij een interne functiewijziging is de manager daarom niet meer verloren en kan hij/zij terugvallen op een herkenbare view. Er zullen uiteraard altijd specifieke rapporten zijn in functie van de locatie of het type fabriek. “De financiële informatie is nu klaar en duidelijk beschikbaar voor het bredere publiek”, vult Jos Van Vooren aan. “Bovendien wordt er in samenspraak met alle betrokkenen continu gewikt en gewogen inzake het al dan niet incorporeren op ons SAP-platform van de resterende entiteiten met de laatste 20 procent van de geconsolideerde omzet, of de nieuwe entiteiten en joint ventures.”

 

Dankzij de aangepaste technische, functionele en procesmatige aspecten, samen met de noodzakelijke acties op het vlak van veranderingsmanagement, heeft het REDCOP-project de business vooruitgeholpen door bruikbare informatie snel aan te leveren. De bedrijfsslogan ‘better together’ vertaalt zich dus ook op dit vlak.

-/-

Martin van WunnikFD Magazine n°85, 2014

pdf versie: http://www.slideshare.net/MvanWunnik/bekaert-sap-bfcconsolidatie

About MvanWunnik
Independent Project Manager for Financial projects (Consolidation, Control & Reporting) at ARSIMA Projects, Financial Strategist for starters/SME's at FinanceCoach24.com

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: