“Verloren in een oceaan van documenten”

De CFO van iMinds haalt opgelucht adem. Zijn organisatie beheert nu heel uiteenlopende projecten via een open source collaboratieplatform.

iMinds, het voormalige IBBT, werd door de Vlaamse overheid opgericht in 2004 als een onafhankelijke onderzoeksinstelling. Het doel: een antwoord bieden op de toenmalige dotcom-crash door het ondersteunen van innovatieve softwareprojecten en start-ups. Mede door de complexiteit van de onderliggende structuren, het grote aantal projecten en partners, en de inzet van zowel interne als externe medewerkers, werden tal van niet-geïntegreerde projectmanagement- en collaboratietools gebruikt. Twee jaar geleden besliste iMinds dat het moment was aangebroken voor vereenvoudiging.

Via een beheerovereenkomst krijgt iMinds een jaarlijkse dotatie van 26 miljoen euro van de Vlaamse overheid. Als virtuele paraplu-associatie over de vijf Vlaamse universiteiten heen gebruikt iMinds dat budget voor zowel research- als venturingactiviteiten, samen met hun interne en externe onderzoekers alsook industriële partners. Daarnaast zorgen extra onderzoeksinkomsten vanwege onder meer de Europese Commissie ervoor dat de jaarlijkse omzet rond de 40 miljoen euro schommelt. Elke opdrachtgever verwacht een specifieke rapportering volgens periodieke KPI’s.

Projectenbusiness

Voor de onderzoeksactiviteiten worden projecten uitgeschreven, wat quasi altijd in samenwerking met de industrie gebeurt. Drie kwart ervan is vraaggedreven met het oog op een commercieel product binnen drie à vijf jaar. Daarnaast doet iMinds onder eigen naam ook enkele strategische onderzoeksprojecten met een looptijd van meer dan vijf jaar.

Het vertalen van de onderzoeksresultaten naar een daadwerkelijke economische activiteit gebeurt onder de noemer ‘venturing’. Dat behelst onder meer het ‘pre-seed’ financieren van start-ups tot een bedrag van 50.000 euro volgens welbepaalde criteria. Met die incubatiewerking, gecombineerd met gespecialiseerde opleidingen en entrepreneurship-events, assisteert iMinds start-ups bij het realiseren van een prototype, pilootproject of proof of concept.

iMinds zat van meet af aan met een sterk groeiend aantal projecten, vaak onder de vorm van consortia of samenwerkingsverbanden. Een gemiddeld project bevat twee tot vijf industriële partners, met twee tot vijf academische onderzoeksinstellingen. Dat zorgt dus gemiddeld voor een tiental legale entiteiten, met elk vier à vijf medewerkers, over een periode van minstens een tweetal jaren. Binnen de pool van een duizendtal onderzoekers verbonden aan de universiteiten kan bovendien iedere onderzoeker werken op meer dan één project.

Zoektocht naar deliverables

Zo’n exponentieel groeiende omgeving vereist een deftige administratie. Helaas werd er onvoldoende uniformiteit opgelegd bij het begin van de activiteiten. Men zat dus op korte termijn met tal van eigen of exotische projectmanagementtools, al dan niet gratis van het internet geplukt. Parallelle contractmanagement-werelden gaven elk een uniek overzicht van de deliverables, de rechten en verplichtingen van de partners, de namen en contactgegevens van de interne en externe medewerkers, de bijbehorende kostentoewijzingen enzovoort.

Gegevens werden ook soms in de cloud opgeslagen, met een moeilijke zoektocht naar de deliverables na het einde van het project wanneer het consortium ontbonden was en de medewerkers naar andere projecten of oorden waren vertrokken.

Alfresco

Los van de zuivere productiviteitskwestie was die verscheidenheid aan systemen uiteraard niet ideaal voor de rapporteringseisen van de organisatie. De Vlaamse overheid en andere budgetverstrekkers weten immers graag welke activiteiten met hun respectieve dotaties worden gefinancierd. Sommigen hebben daarbij contractueel het recht om audits ter plaatse uit te voeren. Tevens was er de roep naar uniformiteit vanuit de marketingafdeling voor een betere identificatie en opvolging van alle stakeholders (personen, vennootschappen, universiteiten, organisaties …).

In 2010 werd besloten een unieke documentmanagement-omgeving te creëren evenals een minder rigide wiki/discussie-omgeving voor de gebruikers die op een project moeten samenwerken. Ten slotte moest het platform ook een agenda-functionaliteit bevatten, geïntegreerd met de kalenderfunctie van het mailprogramma van de gebruikers (onder meer Gmail).

Uit de shortlist van drie kandidaten werd de Amerikaanse open source oplossing Alfresco gekozen, geboren uit de minds van ex-Documentum-medewerkers.

Persoonlijke dashboards

Op dit moment zijn er 250 projecten op het Alfresco-systeem geregistreerd, met een 600-tal individuele gebruikers. Ze hebben hun eigen profiel en kunnen via het internet veilig inloggen. Elke gebruiker beschikt over zijn eigen projectdashboard met uiteraard zijn eigen projecten, workpackages, taken, agenda, activiteiten en documenten. Met uitzondering van specifieke projecten waarvoor de structuur vast gedefinieerd is in de originele project proposal (bv. bij ICON), worden de documenten opgeslagen en getoond in een zelf te kiezen hiërarchische structuur, met eigen gedefinieerde toegangsregels.

Aan het Alfresco-systeem werden ook specifieke iMinds-functionaliteiten toegevoegd, zoals het automatisch doormailen van documenten naar de projectfinancier, als de gebruiker een document als ‘finaal opgeleverd’ aanvinkt, of het automatisch online publiceren van een deliverable op de iMinds-website, zodra een document als publishable wordt gedefinieerd.

Het spreekt voor zich dat het Alfresco-platform de collaboratie binnen hetzelfde project, maar ook over verschillende projecten heen sterk heeft verbeterd. Als iMinds de coördinator van een Europees onderzoeksproject is (wat specifieke audit- en financiële verplichtingen met zich meebrengt), wordt vaak MyMinds als document- en collaboratietool voorgesteld aan de projectpartners. “We hebben geen winstgevende doelstelling met onze tool, maar schuwen uiteraard niet de mooie reclame en visibiliteit door het in vele projecten te gebruiken”, aldus Kenny Willems, CFO van iMinds.

Interactie met ERP

Een collaboratieplatform kan per definitie niet volledig geïsoleerd draaien. Bij iMinds zijn er interacties in twee richtingen met het ERP-systeem van Unit4. Bijvoorbeeld budgetgegevens per workpackage worden vanuit Unit4 naar Alfresco gestuurd, terwijl in de andere richting een Unit4-gebruiker documenten kan ophalen uit Alfresco. Kenny Willems verduidelijkt: “Bij het autoriseren van de eerste storting van financiële middelen naar alle projectpartners was het soms een hassle om te weten of alle 25 contractanten wel degelijk het contract hadden getekend. Nu kan dat snel en in één oogopslag geverifieerd worden.” De interacties werken op een soepele, rechtstreekse en transparante wijze: de eindgebruiker merkt niet uit welk systeem de informatie komt.

Sinds de invoering van MyMinds beschikt de marketingafdeling van iMinds over betere basisgegevens voor gerichte e-mailacties die via het Salesforce CRM-systeem verlopen. Het is nu veel gemakkelijker om op basis van specifieke zoekcriteria te weten naar wie er promotie voor een specifiek iMinds-event gestuurd moet worden. Voorheen werden telkens alle klanten en partners aangeschreven, met het risico dat dat op den duur als spam werd beschouwd.

Door een goede controle over de scope, technische aspecten en strikt projectmanagement is er weinig misgegaan tijdens de implementatie van Alfresco. “We hebben een behoefte-inventaris laten opmaken, waarbij de iMinds-onderzoekers nauw betrokken waren”, vertelt Kenny Willems. De implementatiefase was duidelijk gebruikersgestuurd: eventuele suggesties van de sleutelgebruikers werden geëvalueerd en geïmplementeerd als de toegevoegde waarde voor de finale gebruikers positief werd ingeschat, zonder in de val van nice-to-have te trappen. Na de implementatie van MyMinds werd ook een feedbacktoepassing toegevoegd, waardoor gebruikers op continue basis bijkomende suggesties ter verbetering van de tool kunnen blijven doorsturen.

What’s next?

“Ik heb geen ROI van alle ontwikkelingen tot dusver berekend,” zegt Kenny Willems, “maar de investering is in ons geval een no-brainer geweest.” Voor de verdere ontwikkeling van het MyMinds-platform zelf ziet Kenny Willems de toekomst in kleine, graduele functionele verbeteringen, onder meer op basis van de continue stroom aan verbeteringssuggesties van de gebruikers.

Dé uitdaging voor de toekomst ligt nu in het opzetten van een flexibele rapporteringsomgeving boven op de drie belangrijkste operationele bronsystemen van iMinds: het Agresso ERP-pakket van Unit4, het Salesforce CRM-systeem en het collaboratie- en documentmanagement-platform MyMinds op Alfresco. “Elk systeem omvat nu een stuk van de informatie over een project. Met behulp van geëigende BI-tools willen we in de toekomst een coherente en volledige follow-up en rapportering mogelijk maken over alle aspecten van onze projecten”, aldus Kenny Willems.

-/-

Martin van Wunnik – FD Magazine n°80, 2013

pdf versie:  http://www.slideshare.net/MvanWunnik/verloren-in-een-oceaan-van-documenten

About MvanWunnik
Independent Project Manager for Financial projects (Consolidation, Control & Reporting) at ARSIMA Projects, Financial Strategist for starters/SME's at FinanceCoach24.com

2 Responses to “Verloren in een oceaan van documenten”

  1. Serge Vigoureux says:

    Een interessante evolutie die zich trouwens niet alleen aftekent in DMS, maar ook in reporting, BI en zelfs in lichtere administratieve of ERP-systemen.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: