5 Tips voor een vlotte ERP-implementatie

BIMAC ERP Day 2013

BIMAC ERP Day 2013

Weinig veranderingsprojecten zorgen voor zoveel frustratie. Hoe komt dat? Martin van Wunnik zet een paar mythes op een rij die veel verklaren.

Valkuil 1: Planning is alles

De complexiteit van een ERP-implementatie en de vaak onderschatte organisatorische impact ervan op alle geledingen van het bedrijf zetten een vooropgestelde planning vaak onder sterke druk.

De oplossing: werken met een positieve en negatieve planning, en het ‘switch’-moment definiëren om over te stappen. Boeteclausules met de softwareleverancier worden het best ook in termen van extra beschikbare mankracht of gegarandeerde ingekorte responstijd uitgedrukt, naast de zuiver monetaire vertaling.

Valkuil 2: De beste leidt het project

Een wederkerend element in de planningsproblematiek is de aanstelling van de projectleider. Vaak wordt de ‘meest competente’ persoon aangewezen. Maar dat is per definitie iemand met weinig tijd. Een denkpiste: geef die persoon enkel een adviserende rol binnen het projectteam, waardoor hij ontlast wordt van de klassieke en tijdrovende projectmatige ‘overhead’, zoals rapporten maken, meetings organiseren, samenvatten en verdedigen.

Valkuil 3: Luchtkastelen

Die adviserende rol zet bovendien een rem op het bouwen van functionele ‘luchtkastelen’: sommige softwareleveranciers of projectteams bedenken onrealistische of onnodige functionaliteiten voor de nieuwe ERP. Met zijn kennis en ervaring werkt de senior user dan al vroeg in het traject als validerend klankbord.

Valkuil 4: Documentatie

Heel vaak is de documentatie van de nieuwe software onvolledig of onbruikbaar in de aangeleverde basisvorm. Wil men echt dat gebruikers een volledige handleiding of lijvig pdf-bestand moeten doorworstelen om een antwoord te vinden op hun specifieke, bedrijfsgerelateerde vraag? Nee, in combinatie met de standaardhandleidingen is een beknopte documentatie op maat sterk aan te raden. Maak dan ook tijd en budget vrij om die tijdens – en vooral na – de oplevering te (laten) opstellen.

Valkuil 5: De nieuwe software wérkt

De nieuwe software zal niet direct, perfect of voor 100 procent werken. Kleine of grote bugs zullen opduiken, verkeerde parameters zullen ingesteld zijn door fouten, onkunde, te weinig testfases of simpelweg een gebrek aan kennis. Let vooral op het grote gevaar van de creatie van parallelle werelden in Excel door de eindgebruikers, door een te groot wantrouwen in het nieuwe systeem. Zorg daarom op voorhand voor concrete responstijden en extra resources met de softwareleverancier, al dan niet aangevuld met bijkomende en beschikbare interne mankracht. 

Martin van Wunnik, FD Magazine n° 78, oktober 2013

About MvanWunnik
Independent Project Manager for Financial projects (Consolidation, Control & Reporting) at ARSIMA Projects, Financial Strategist for starters/SME's at FinanceCoach24.com

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: