“Complexiteit onder controle”, de financiële consolidatie bij Jan De Nul Group

Met een honderdzestig dochterondernemingen, verscheidene joint ventures en een veelvoud aan tijdelijke verenigingen over de hele wereld, is de familiale onderneming Jan De Nul een uitdaging voor elke consolidator.

Marc De Raedt – © GF

We kennen Jan De Nul van spectaculaire baggerprojecten wereldwijd, maar de groep is eveneens al lang actief in de civiele bouw en milieutechnologieën, dat alles goed voor ongeveer 2 miljard euro jaaromzet. Als dat allemaal netjes geconsolideerd geraakt, is dat te danken aan Marc De Raedt, al steunt hij voor die taak op de technische ondersteuning van Christoph Biebauw van de informaticadienst.

De Raedt en zijn team besloten een tijd geleden op zoek te gaan naar een nieuw softwarepakket dat moest helpen om twee doelstellingen te realiseren: enerzijds wilden ze het proces van A tot Z volledig zelf kunnen beheren, zonder externe operationele hulp. Anderzijds wilden ze de rapportagecyclus inkorten. De keuze is uiteindelijk gevallen op een Mona-webapplicatie van Sigma Conso.

Selectieprocedure

Samen met een externe consultant werd een selectieprocedure opgesteld voor de potentiële softwareleveranciers, alsook een specifiek lastenboek inzake gewenste functionaliteiten en eisen aan de IT-architectuur. Opmerkelijk daarbij is de inbreng van de auditor, die actief deelnam aan de uiteindelijke beslissing.

Marc De Raedt en Christoph Biebauw schetsen de aandachtspunten en hoe de uiteindelijke winnaar, Mona van Sigma Conso, erop scoort.

Heropening,  tracering en rapportering

Jan De Nul ondervond bij het vorige consolidatiesysteem grote problemen bij de heropeningen van de dossiers. Een ‘te kleine motor’ voor de enorme massa aan gegevens, gecombineerd met onderliggende technische problemen en een verkeerde front-end waren de oorzaak van slechte ervaringen. Met de nieuwe software is dat allemaal verleden tijd: “De heropening loopt nu gewoon soepel”, aldus een tevreden Marc De Raedt.

“We willen ook altijd de zaken kunnen terugtraceren”, vult Christoph Biebauw aan. Binnen Mona gebeurt de heropening per grootboekrekening met alle individuele journaalposten, en dus niet gesaldeerd tot één bedrag. Die werkwijze laat toe om terug te gaan naar de vorige jaren om een gekozen individuele beweging te analyseren, zelfs indien er geen rechtstreekse impact is in het huidige boekjaar.

Een groot aandachtspunt bij elke softwareoplossing is het makkelijk ophalen en omzetten van de gegevens tot bruikbare rapporten. Afgezien van één specifiek eigen rapport, gebruikt Marc De Raedt bepaalde standaardrapporten via de add-inmodule van Excel. De auditors en hijzelf zijn vooral tevreden met het standaard audit-trailrapport van de contributie per entiteit, per grootboekrekening. “Op termijn zullen we wel verder de mogelijkheden voor bijkomende eigen rapporten onderzoeken, maar daarvoor is er op dit moment geen dringende behoefte”, zo zegt Christoph Biebauw.

Die add-in van Excel laat ook batchgewijze datacorrecties toe, via het exporteren, wijzigen in Excel en opnieuw importeren. Functioneel is dat zeer krachtig en past het perfect binnen het kader van de ‘eigen beheer’-doelstelling, zonder een beroep te hoeven doen op de hulp van een dure, externe consultant.

Gemaakt door boekhouders

Naast de vernoemde heropeningstracering en rapportageopzet, toont de aanwezigheid van debet- en creditkolommen (géén positieve en negatieve bedragen) de algemene structuur en intuïtiviteit van de invoerschermen duidelijk aan dat deze software ontwikkeld werd vanuit een boekhoudkundig standpunt. En terecht, een consolidator is van nature een boekhouder.

“Voor het invoerscherm zie ik niet wat je nog kan verbeteren”, zegt Marc De Raedt. Daarbij werden er geen technische compromissen gesloten. “In tegendeel zelfs,” zo verduidelijkt Christoph Biebauw, “alle logica is on the fly aanwezig binnen de webapplicatie dankzij een goed doordachte en moderne programmatie.” Als voorbeeld vernoemt hij de direct aangepaste totalen bovenaan het scherm bij het ingeven van bedragen op lijnniveau, waarbij de gebruiker geen enkele gevoelsmatige vertraging ondervindt.

Een andere boekhoudkundige de facto verplichting bij elke consolidatie is de aansluiting van het eigen vermogen, omrekeningsverschillen inbegrepen. Dat is een standaard en goed uitgewerkt onderdeel van Mona, tot groot genoegen van Marc De Raedt en zijn team.

Tot slot merken we op dat het concept van stromen (of flux) binnen het consolidatiepakket de analyse van de mutaties op het actief opvangen, in combinatie met een procedurele onderverdeling op niveau van het grootboekrekeningschema. Daardoor kan Marc De Raedt per afzonderlijk dossier of (sub)geconsolideerd op een presenteerblaadje de benodigde activagegevens aan de auditor geven.

Wisselkoersen – Money Making Machine 

De sector, facturatiestromen, omvang der bedragen en organisatiestructuren van Jan De Nul zorgen voor een niet-alledaagse situatie inzake wisselkoersomrekeningen. Destijds werd dat door de auditor zelfs als een potentiële ‘Money Making Machine’ bestempeld. Om bedrijfseconomisch een correct beeld te tonen, zijn twee elementen noodzakelijk: het verplicht gebruik van maandelijkse wisselkoersen door alle boekhouders en het concept ‘document datum’. Eventuele tijdsverschillen van éénzelfde intercompany boekingsstuk worden op die wijze automatisch geëlimineerd.

Het wereldwijd gebruikte Belgische boekhoudpakket werd uiteraard alzo geconfigureerd. De integratie van die twee elementen binnen de huidige consolidatieoplossing is daarentegen voorlopig nog niet gelukt. Mona gebruikt immers standaard één gemiddelde jaarkoers voor de valutaomrekening van de resultaatrekeningen. Daarnaast kan het concept van ‘document datum’ hier per definitie niet aanwezig zijn, aangezien enkel saldi per grootboekrekening worden opgeladen en niet de onderliggende, individuele transacties uit de boekhoudingen. Aanvullend is er soms, omwille van de enorme omvang van de bedragen, een tekort aan significante cijfers na de komma voor de definitie van de wisselkoersen.

What’s next ?

Hét knelpunt van de meeste consolidaties is de intercompany-reconciliatie. Bij Jan De Nul speelt daar dus vooral de specifieke wisselkoersproblematiek. Eventuele intercompany-verschillen worden momenteel uitgediept met de intercompany-kruistabelkubus binnen de afzonderlijke werfrapporteringsdatabase, die maandelijks gevoed wordt met de volledige back-ups van alle afzonderlijke dochterondernemingen tot op het niveau van de individuele transacties.

De wisselkoersproblematiek kan ook gevolgen hebben voor de uiteindelijke omrekeningsverschillen op niveau van het eigen vermogen. Marc De Raedt haalt als voorbeeld een grote buitenlandse werf aan: grote bedragen en een sterk dalende lokale munt resulteren in een wisselkoersverschil van enkele miljoenen euro op de uitgaande eurofacturatie van dit filiaal met een buitenlandse basismunt.

Een overstap naar maandelijkse wisselkoersen binnen Mona is eventueel een piste naar een mogelijke oplossing, maar dat brengt enkele ongewenste wijzigingen mee binnen het consolidatieproces. Jan De Nul en Sigma Conso kijken dus verder naar een technische en functioneel aanvaardbare oplossing.

Martin van Wunnik

Gescande versie: http://www.slideshare.net/MvanWunnik/fd-magazine-jandenul

About MvanWunnik
Independent Project Manager for Financial projects (Consolidation, Control & Reporting) at ARSIMA Projects, Financial Strategist for starters/SME's at FinanceCoach24.com

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: