Waagt de CFO zich in de wolken?

Zal de CFO na tax-on-web en de elektronische btw-aangifte verder de ‘cloud’ induiken voor boekhouding, rapportering etc.?

Het aanbod van cloudtoepassingen in de financiële omgeving groeit en inmiddels zijn een paar klassieke pijnpunten uit de weg geruimd, met name veiligheid en beschikbaarheid van de gegevens. Dat had natuurlijk vooral te maken met snelheid en stabiliteit van de verbindingen.

Dankzij samenwerking met gespecialiseerde externe partijen inzake dataveiligheid is “de beveiliging [vandaag] bij cloudtoepassingen meestal beter dan bij interne systemen”, aldus Dominique Galloy van Sigma Conso, softwareleverancier en medeoprichter van EuroCloud Belgium, een associatie die een pan-Europese cloud-computingsector nastreeft. Een behoorlijk veiligheidsniveau vergt wel een serieuze investering van de cloudleverancier; externe veiligheidscertificaten zijn niet goedkoop en de leverancier zal die moeten doorrekenen aan de uiteindelijke klant.

Hoe dan ook is een permanente, quasi probleemloze internetconnectie vandaag de facto standaard, dus gegevens zijn permanent beschikbaar. “De twijfelaars kunnen bovendien nog altijd lokale back-ups maken”, dixit Stefaan Missiaen van Exact, actief op de markt van online financiële software.

Waar? Geolocatie 

Dé nieuwe kwestie is nu eerder de geografische locatie van de gegevens. Waar zijn mijn data eigenlijk opgeslagen? Een recente studie van Varonis leert dat 2 op 3 topmanagers van 400 bevraagde bedrijven de exacte locatie van hun bedrijfsgegevens niet kent. Het ging om gebruikers van zogenaamde Cloud Synchronization Services.

Bij een client/server-applicatie is dat meestal simpel: de gegevens zijn opgeslagen op de harde schijf van een server die doorgaans in een bedrijfsgebouw staat. Eventueel zijn er twee afzonderlijke servers voor performantie en back-up: één applicatieserver voor de applicatie zelf en één dataserver voor de gegevens.

Met een cloudtoepassing en dito gegevens is dat niet meer zo eenduidig… Men gaat ervan uit dat de data (dubbel) worden opgeslagen bij een datacenter dat in onderaanneming werkt van de dienstverlener. De finale klant kent echter niet altijd die onderaannemer, laat staan in welk land ze de gegevens en back-ups opslaan. Dat is bovendien niet altijd op eenzelfde locatie en wijzigt soms mettertijd.

Wetgeving

En dan is er de wetgeving. Landen eisen dat de gegevens van hun ‘nationale’ vennootschappen zich wel degelijk op hun territorium bevinden. Bij bedrijven met internationale vestigingen kan dat leiden tot het onproductief kopiëren van de originele data op verschillende locaties, niet om back-ups te maken, maar enkel om de wet na te leven.

In afwachting van een uniform Europees kader, zoals EuroCloud dat nastreeft, oppert Peter d’Haenens van Cantillana om een ruling aan te vragen. De CFO van Cantillana zou dan argumenteren dat “de data beschikbaar zullen zijn vanuit elke kantoorruimte in het desbetreffende land”.

Pay-per-use 

CFO’s zullen wellicht gevoelig zijn voor de financiële flexibiliteit van cloudtoepassingen. De licentiepolitiek van de meeste ERP-programma’s is vaak gebaseerd op een aantal gedefinieerde ‘named users’. In een volatiele omgeving met een fluctuerend aantal gebruikers doorheen het jaar, of met stillere periodes (bv. vakanties), betaalt de klant dus quasi altijd te veel.

Een cloudtoepassing werkt daarentegen met het principe ‘pay-per-use’. “Onze gebruiker kan bovendien constant in en uit zelf gekozen modules stappen, en zal enkel op basis daarvan worden aangerekend”, vertelt Stefaan Missiaen, “en daarbij kan de gebruiker te allen tijden zijn contract opzeggen zonder compensatie.”

Dat type prijsbepaling (wie heeft er ingelogd, voor hoe lang en welke modules werden er gebruikt) zorgt voor “een interessante prijsflexibiliteit die veel meer aansluit met de werkelijkheid”, beaamt ook Peter d’Haenens. “Echter, de gebruiker moet ook betalen voor zaken die hem niet boeien.” Zo zijn er de automatische en periodieke upgrades en die gebeuren natuurlijk als het de softwareleverancier uitkomt.

Bovendien is een cloudklant verplicht om ‘achter de schermen’ ook over te stappen naar nieuwere versies van ondersteunde software (bv. een upgrade van de databaseomgeving of het compatibel maken met de laatste versie van Excel). Dat voelt aan als het meebetalen voor onzichtbare of ongewenste ‘nice-to-have’-functionaliteiten, vooral als er op dat moment vanuit de gebruiker geen enkel gevoel van gemis is.

Anderzijds zijn dergelijke verplichte technische upgrades vanuit ICT-perspectief ook op termijn altijd noodzakelijk in een wereld waar een programma met een leeftijd van vijf jaar als ‘zeer oud’ gecatalogiseerd wordt. De cloudleverancier zal echter “niet zomaar blindelings overstappen op een beta-versie,” stelt Stefaan Missiaen van Exact, “maar de upgrade pas uitvoeren zodra de nieuwe versie voldoende stabiliteit vertoont en bugvrij is”.

Waarom? Infrastructuur!

Uit de verschillende argumenten die cloudleveranciers gebruiken om onbesliste CFO’s te overtuigen, blijkt het aspect infrastructuur een zeer belangrijk verkoopargument te zijn.

Naast de hardware-investering, zoals server en back-upapparatuur, brengt een client/server-toepassing vaak een zware ‘soft’-investering met zich mee voor de implementatie en het onderhoud in de algemene zin (o.a. het onderliggende operationeel systeem, gepresteerde uren voor opzet, back-ups, onderhoud, updatebeheer, technische contractanten). Beschouwt men daarbij ook de crisis en gevraagde ad-hocinterventies (bv. aanpassing op een ‘dichtgespijkerde’ portable computer) in het opvolgingstraject, dan lopen de gepresteerde uren, zowel intern als extern, snel op.

CIO langs de zijlijn

Met cloudtoepassingen ligt deze situatie en daaruit voortvloeiende total cost of ownership (TCO) anders. De CIO staat als het ware op de zijlijn; een zuivere SaaS-cloudtoepassing werkt direct op elke computer of apparaat (BYOD dus, of: bring your own device) en onder elke denkbare of exotische internetbrowser. De dienstleverancier neemt de praktische uitwerking van de hardware-investering op zich, alsook het beheer en onderhoud. De permanente slingerbeweging tussen de CIO en CFO ligt nu dus terug “bij de CFO en het functioneel aspect,” aldus Dominique Galloy, “met intern een verminderde aandacht voor het onderliggende technische aspect van nieuwe toepassingen”.

Er is echter een grote en belangrijke coördinerende en ‘integrerende’ rol weggelegd voor de CIO en de ICT-afdeling, met aan één kant een kritische analyse en aanwijzingen (bv. snelheid en volumeaspecten, reactietijd support, actieplan bij crash, garanties up-time) inzake het overeen te komen Service Level Agreement (SLA) met de clouddienstverlener. Dit ter aanvulling van de door de CFO reeds beschouwde financiële aspecten (bv. balansanalyse) en risicoaspecten (bv. continuïteitsgarantie). Bovendien zal de steun van de CIO ook nodig zijn voor de businessondersteunende integratie van de verschillende systemen, een cruciaal aspect dat helaas vandaag vaak onderschat wordt.

De SLA-discussies met hun omvangrijke wettelijke en juridische aspecten even buiten beschouwing gelaten, biedt een cloudtoepassing een interne administratieve vereenvoudiging voor de klant: de verschuiving van een meestal formalistische, interne kapitaalinvesteringsprocedure naar directe en zelf beheersbare operationele kosten. De CFO betaalt bij wijze van spreken maandelijks met zijn kredietkaart. Dit is de vaak vernoemde CAPEX-OPEX verschuiving.

Echter, door de inherente infrastructurele taken van een cloud provider zal het TCO-verschil over langere periodes (bv. 3 of 5 jaren) ‘beperkt’ blijven tot 40% à 50% zijn, en niet oplopen tot ruim 90%.

Het gegeven dat upfront géén investeringen nodig zijn bij een cloudtoepassing, is voor een CFO een aantrekkelijk idee, want zo is er tijdelijk geld beschikbaar voor andere zaken.
What’s next?

Volgens de vooruitziende analisten en onderzoeksinstellingen (Gartner en Forrester) is de ‘cloud’-trein wel degelijk vertrokken en “niet meer te stoppen”, aldus Dominique Galloy. Zoals vaak bij nieuwe trends, stapt niet elke functie op hetzelfde moment op de trein en zijn er geografische verschillen merkbaar.

Naast de technologische vooruitgang en de stilaan evoluerende mentaliteit van de CFO, sijpelt het fenomeen ‘cloud’ ook binnen in het dagelijks leven, ook privé. Voor komende generaties is ‘cloud’ doodnormaal: welke tiener vraagt naar een lokale back-up van zijn Facebook- of Gmail-gegevens?

Zal de CFO nu op de ‘cloud’-trein stappen voor zijn eigen ERP, boekhouding en financiële rapportering? Een mogelijke piste is dat de CFO ervoor kiest om “eerst de niet-kritische applicaties op één cloudplatform te brengen”, zo bedenkt Peter d’Haenens. Naast zuivere administratieve applicaties (denk bv. aan Microsoft Office 365 dat het heeft over ‘Office Online Services, Hosted in the Cloud’), zou de CFO bijvoorbeeld eerst transactionele banksoftware en applicaties voor wettelijke rapporteringen kunnen overzetten. Stefaan Missiaen en Gunther Walravens (Exact) zien alvast dat al hun Nederlandse Exact-klanten vandaag kiezen voor de SaaS-oplossing ExactOnline zodra ze hun boekhoudtoepassing vervangen. In België ligt dat percentage momenteel wel nog een stuk lager.

Als volgende stap komen dan de bedrijfskritische applicaties (bv. ERP die de pick-orders binnen het magazijn en de vrachtbrieven voor de vrachtwagens aanstuurt). Eigen maatwerkapplicaties, die per definitie meestal bedrijfskritisch zijn, zal de CFO wellicht als laatste en geval per geval analyseren.

Nu de technische hinderpalen uit de weg zijn, ziet Dominique Galloy extra argumenten, aangezien  er vandaag steeds meer vraag is om mobiel en collaboratief te werken. Rest nog het wettelijke kader, maar passief toekijken lijkt hem niet de beste optie.

Publicatie: FD Magazine, 7e jaargang, N° 67, September 2012:

http://www.slideshare.net/MvanWunnik/fd-magazine-artikel-waagt-de-cfo-zich-in-de-wolken

-/-

About MvanWunnik
Independent Project Manager for Financial projects (Consolidation, Control & Reporting) at ARSIMA Projects, Financial Strategist for starters/SME's at FinanceCoach24.com

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: